高手項目經理做好風險管理的10條秘籍-項目管理軟件

在這個VUCA時代越來越多企業開始重視風險管理。其實項目風險管理的好處是巨大的，如果您以積極的方式處理不確定的項目事件，則可能賺很多錢或提前拿到現金流。結果是您可以最大程度地減少項目威脅的影響并抓住發生的機會。本文為您提供了在項目中成功應用風險管理的10條黃金法則。這使您能夠按時，按預算交付項目，并獲得項目發起人要求的高質量結果。而且，如果您的團隊成員沒有進入需要修復的本來可以避免的故障的“消防”模式，他們也會更加快樂。

法則01 將風險管理納入項目，拒絕“無知者無畏”!

第一條法則對于項目風險管理的成功至關重要。如果您沒有真正在項目中嵌入風險管理，則無法獲得這種方法的全部好處。在公司中，您可能會遇到許多錯誤的方法。一些項目沒有使用任何方法進行風險管理，連個表都沒有!當然稍微成熟的公司，都有一些手段，最常見的就是各部門定期填個風險表格，但缺乏配套的機制，也就是沒人真正關注。還有一種典型的是無知者無畏，特別是第一次EPC項目或大項目的，他們以某種自信他們的項目中不會發生風險(當然會發生)。有些公司盲目地信任項目經理，成敗完全取決于這個項目經理。專業公司將風險管理作為其日常運營的一部分，并將其納入項目會議和員工培訓中。

法則02 在項目早期識別風險，堅持“早發現早治療”!

項目風險管理的第一步是識別項目中存在的風險。這需要一個開放的心態，專注于將來可能發生的情況。識別風險的兩個主要來源，人員和文檔。人員是您的團隊成員，每個人都有自己的經驗和專業知識。與您交談的其他人是項目外部的專家，他們具有與您所面對的項目或工作類型相關的往績記錄。他們可以揭示您將遇到的一些誘殺陷阱或一些您可能尚未想到的黃金機會,當然風險頭腦風暴是識別已知風險的常用方法。文檔是另一回事。項目往往會生成大量包含項目風險的(電子)文檔,當然他們可能并不總是有這個名字，但是仔細閱讀的人會找到它們，比如合同，特別是國際合同中，特別注意里面的用詞，經常會出現“你以為的不是你以為的”情況。您是否能夠在所有項目風險發生之前將其識別出來?可能不會，而且一般都不會，所以這是一個逐步迭代的過程。但是，如果結合使用多種不同的識別方法，則可能會找到絕大多數。如果處理得當，您將有足夠的時間應對發生的意外風險。

法則03 要堅持風險管理溝通，避免“雷神之錘”!

失敗的項目表明，此類項目中的項目經理經常不知道即將遭受的巨大打擊。令人恐懼的發現是，項目組織的某個人經常確實看到了那把“雷神之錘”，但沒有告知項目經理該錘子的存在。如果您不希望在項目中發生這種情況，則最好注意風險溝通。一個好的方法是始終將風險交流包含在您執行的任務中。如果召開團隊會議，則將項目風險作為默認議程的一部分(而不是列表中的最后一項!)。這表明風險對于項目經理很重要，并為團隊成員提供了“自然時機”進行討論并報告新風險。另一個重要的溝通渠道是項目經理和項目發起人或負責人。將您的溝通工作集中在這里的大風險上，并確保您不會讓老板或客戶感到驚訝!還應注意保證發起人就最高風險做出決策，因為通常其中一些風險超出了項目經理的職責范圍。

法則04 兼顧考慮威脅和機會，有“野獸”也有“美女”!

就像我們經常說的凡事有利有弊!談到項目風險表面上具有負面含義：他們是會損害您的項目的“壞蛋”。但是，現代風險方法也將重點放在積極風險，項目機會上。這些不確定的事件對您的項目和組織有利。這些“好人”使您的項目更快，更好，更有利可圖。這點可以參考《項目控制知識與實踐指南》很好的把國際上比較好的做法綜合在一起。不幸的是，許多項目團隊都難以識別，因為工作量過大，需要快速完成。很多時候更多關注的是那些威脅!確保您有一些時間來處理項目中的機會，即使只有半小時也可以，很有可能您會看到一些機會，比如某個設備提前采購、某個工藝改進等等，并且可能回報很高，不需要大量的時間或資源投入。比如2008年，在北京某游樂園項目上美國金主撤資，工程沒賺錢，但后來通過項目買的北京房產掙錢了!還不是一點點!

法則05 要明確風險責任矩陣，打板子“拳拳到肉”!

一些項目經理認為一旦創建了風險清單，便可以完成。但是，這僅僅是一個起點。下一步是弄清楚誰對什么風險負責!如果未妥善處理風險，則必須感覺到熱量。訣竅很簡單：為您發現的每個風險分配一個風險所有者。風險所有者是您團隊中負責優化項目風險的人。效果確實是積極的。剛開始時，人們通常對自己確實對某些風險負責感到不自在，但是隨著時間的流逝，他們將采取行動并執行減少威脅和增加機會的任務。 風險負責人也存在于另一個層次上。如果發生項目威脅，則必須支付費用。這聽起來很合邏輯，但這是您在發生風險之前必須解決的問題。特別是如果您的項目涉及不同的業務部門，部門和供應商，那么由誰承擔后果并必須清空錢包就變得很重要。澄清風險影響的婦人之仁的一個重要副作用是，直屬經理開始關注項目，尤其是在有大量資金處于危險之中時。風險責任矩陣與項目機會同等重要。爭奪(意外)收入可能成為管理層的長期任務。

法則06 要風險分級評估等級，不要“一視同仁”!

一個項目經理曾經告訴我“我平等對待所有風險”。這使項目工作變得非常簡單。但是，它無法提供最佳結果。一些風險具有比其他風險更大的影響。因此，您最好將時間花在可能造成最大損失和收益的風險上。檢查您的項目中是否有任何可能使您的項目脫軌的表現。如果是這樣，則這些是您的第一要務。大多數項目團隊使用的標準是考慮風險的影響及其發生的可能性。無論您使用哪種優先級衡量標準，都應始終使用它并關注大風險。

法則07 做風險量化建模分析，做好“天氣預報”!

理解風險的性質是做出良好反應的前提。因此，請花一些時間仔細研究各個風險，不要在不知道風險所在的情況下得出結論。風險分析發生在不同的級別。如果您想從個人的角度來理解風險，那么思考一下它所產生的影響以及導致這種風險發生的原因是最有效的。查看影響，您可以描述在風險發生后立即發生什么影響，以及由于主要影響或時間的流逝而發生的影響。更詳細的分析可能會顯示某些效果類別(如成本，交貨時間或產品質量)中的數量級效果。審視風險的另一個角度是，將重點放在風險發生之前的事件上，即風險引起的原因。列出減少或增加可能性的不同原因和情況。風險分析的另一個層次是分析整個項目。每個項目經理都需要回答有關所需總預算或項目完成日期的常見問題。如果考慮到風險，則可以進行模擬以顯示項目發起人在給定日期或特定時間范圍內完成任務的可能性，可以對項目成本進行類似的模擬。最常用的工具就是利用風險量化建模軟件，比如PRA、SANFAN、FUSE、@RISK等等。您在風險分析中收集的信息將為您的項目提供有價值的見解，并提供必要的輸入以找到有效的響應以優化風險。

法則08 計劃和實施風險應對，管理“有的放矢”!

實施風險應對措施是實際上為您的項目增加價值的活動。您可以防止威脅發生或最大程度地減少負面影響。執行是這里的關鍵。其他法則幫助您規劃，確定優先級并了解風險。這將幫助您制定針對重大成就的合理的風險應對計劃。如果您應對威脅，則基本上可以使用三種選擇：規避風險，最小化風險和接受風險。避免風險意味著您以一種不再遇到風險的方式來組織項目。這可能意味著更換供應商或采用其他技術，或者，如果您面臨致命的風險，則終止項目。在一個注定要失敗的項目上花更多的錢是不好的投資。響應的最大類別是將風險最小化的響應。您可以嘗試通過影響原因或減少可能導致的負面影響來防止發生風險。如果您正確執行了法則7(風險分析)，您將有很多機會對其進行影響。最后的回應是接受風險。如果對項目的影響最小或影響項目的可能性非常困難，耗時或相對昂貴，則這是一個不錯的選擇。只要確保接受某種風險是一種有意識的選擇。對風險機會的反應與對威脅機會的反應相反。他們將專注于尋找風險，最大化風險或忽略風險(如果機會被證明很小)。

法則09 做項目風險跟蹤日志，“小賬本”大用途!

這條法則是關于風險登記冊的(但是請不要停止閱讀)。維護風險日志可讓您查看進度，并確保您不會忘記一兩個風險。它也是一個完美的溝通工具，可以告知您的團隊成員和利益相關者正在發生的事情(法則3)。良好的風險日志中應包含風險說明，闡明責任問題(法則5)，并使您能夠就因果關系進行一些基本分析(法則7)。大多數項目經理并不真正喜歡管理任務，但是在風險方面進行風險登記會有所收獲，尤其是在風險數量很大的情況下。一些項目經理不想記錄風險，因為他們認為這樣做可以更容易地將錯誤歸咎于風險。但是反之亦然。如果記錄項目風險和已執行的有效響應，則將創建一個無人能否認的跟蹤記錄，即使發生使項目脫軌的風險。

法則10 跟蹤風險和相關任務，不做“僵尸”計劃!

根據法則9創建的風險登記冊將幫助您跟蹤風險及其相關任務。跟蹤任務是每個項目經理的日常工作。將風險任務整合到日常工作中是最簡單的解決方案。可以執行風險任務以識別或分析風險或生成，選擇和實施響應。跟蹤風險不同于跟蹤任務。它著眼于當前的風險狀況。更有可能發生哪些風險?風險的相對重要性發生了變化嗎?回答這些問題將有助于注意對您的項目價值最重要的風險。