如何在項目管理過程中實現有效溝通-項目管理軟件
發布時間：2022/11/14 9:30:00
作為項目負責人，溝通可以有許多形式，包括和項目相關人，內部成員的溝通，以及公司，供應商和更多其他方面的溝通。 項目溝通可能是口頭或通過電子郵件，以及項目章程和項目計劃，項目變更和項目狀態報告。 這一系列內容只是項目經理溝通工作的一小部分。在這里，我會提出一些簡單的方法來保持明確有效的項目溝通。信息發布要透明，你的項目計劃應該包含項目溝通策略，說明您將如何與你的團隊和客戶，以及何時，以何種形式進行溝通。通過簡單的圖表，約定每周一次的例會，例如每星期一上午，會后會議紀要記下會議的后續行動。 不管效果怎樣，關鍵是從項目伊始就建立一個預期來說明你的溝通意圖。要是團隊和客戶有其他更有效方法，我們也可以借鑒。但是只有大家知道期望值是什么才會對項目有信心。
重復永遠沒有壞處，項目過程中當有決策定下來以后，不管是團隊內部還是和客戶之間，一定要書面記下來。項目過程中有無數微小細節要決定，不記下來，可能今天說明白了明天就忘了。永遠不要想當然的認為：總有人會來記錄和分發這些決定，自己動手!其實通常一個簡單的電子郵件就夠了，而且有一個文檔線索就可以證明寶貴的重要細節。
抓住要點，項目經理的溝通原則是簡明準確。團隊成員都很忙，他們看郵件只會去關注關鍵內容：什么事兒? 和我有關嗎? 我要做什么? 什么時候?簡潔語言覆蓋稱述內容，而不要長篇大論。總是抓住要點，基于要解釋的問題提供必要的背景資料。項目溝通是每一天的工作。要時刻問自己：說的清楚嗎，是否提供了比較的信息。這是項目經理最關鍵的技能之一，并且可以持續的改進。