淺議項目管理中的協調工作-項目管理軟件

項目管理是一個系統工程，搞好項目管理需要運用系統科學的理論，通盤把握項目的綱和目，在項目運行過程中積極主動地做好各種項目協調工作，從而有效地加強項目管理，保證項目順利實施，達到項目建設的預期目的。

一、項目協調工作的主要特點。

1、協調的范圍廣。項目協調的范圍包括內部關系的協調、近外層關系的協調和遠外層關系的協調。其中，內部關系包括項目經理部內部關系、項目經理部與企業的關系、項目經理部與作業層的關系；近外層關系是指與項目部有直接和間接合同的關系，包括與建設單位、監理單位、設計單位、物資供應單位、分包單位以及銀行、保險公司等之間的關系；外層關系是指與項目部雖無直接和間接合同關系，但卻有著法律法規和社會公德等約束的關系，項目部與政府、交通、環保、衛生、綠化等部門的關系。通常情況下，近外層關系的協調是項目協調的重點。

2、協調的要素多。一是人際關系的協調，通常包括項目經理部內部人際關系的協調以及與關聯單位的人際關系的協調，協調對象主要是相關工作結合的過程當中人與人之間在管理工作中的聯系和矛盾。二是組織關系的協調，通常包括項目經理部與企業管理層以及與分包單位、勞務作業層之間的關系。三是供求關系協調，通常包括企業物資供應部門、建設單位物資供應部門與項目經理部之間的關系協調，各生產要素供需單位之間的協調。四是協作配合之間的關系協調，通常包括項目經理部內部各部門之間、上下級之間、管理層與作業層之間以及與各近外層協作單位之間的協調。五是約束關系的協調，通常包括項目經理部與遠外層關系的協調，包括與有法律法規約束關系的各單位（如政府、環保、衛生、綠化、交通等）的關系協調，和與有合同約束關系的建設單位之間關系的協調。

3、協調的階段性強。建設工程通常具有很強的階段性，對于工程總承包項目通常可分為勘探、設計、采購、施工、運營等不同階段，每個階段又可以劃分為若干時期，例如在施工階段就可以分為準備期、施工期、收尾期等，在各個不同的時期，項目協調工作的內容是不一樣的，協調的重點也是不同的。

4、協調的難度大。由于項目協調的性質多種多樣，所涉及到的關系千頭萬緒，有項目與目標因素之間的協調；項目各子系統內部、子系統之間、子系統與環境之間的協調；各專業技術方面的協調；各種管理方法、管理過程的協調；項目實施過程的協調；各種管理職能方面的協調；項目參與者之間的協調等，因而項目協調工作的難度比其他任何一種協調難度都大。

二、項目協調工作容易出現的問題。

1、項目經理部內部容易混亂。主要表現在：由于總體目標不明，各職能部門之間的興趣和目標不同，有各自的打算和做法，有些甚至是對立的；由于缺乏溝通和必要的宣傳，項目部內部士氣不夠，面對項目實施過程中遇到的一些挫折和危機，容易失去斗志；由于信息不暢、指揮不靈，項目實施過程中出現各種混亂現象，人們對合同、各種指令和責任書理解不一或不能理解，因而在實施過程中各自為政，使項目失控；項目部內部沒有和諧的工作氛圍，對工作沒有應有的爭執和討論，人們不敢和不習慣將問題提出來討論和研究，從而釀成隱患。

2、與外部關系不易理順。主要表現在：項目經理部的工作得不到建設單位、監理單位、設計單位等近外層關系單位的支持，有時甚至是對立的；項目經理部不召開協調會議或者在協調會議上不討論重要的協調事務，而是偏離議題，或者是正常的協調會議經常被打斷和干擾，達不到應有的效果；項目部內部、項目部與遠外層、項目部與近外層三個層次之間的信息溝通不暢，以至于信息得不到正確傳遞，影響了項目的正常運作，甚至是相互之間產生一些抱怨；項目經理部得不到企業職能部門的支持，無法獲得必需的資源和管理服務，與外界又不能進行正常的信息溝通，迫使項目經理部花費大量的時間和精力處理各種突發矛盾和問題，降低了工作效率。

三、項目協調工作的思路與方法。

1、樹立一種觀念——搞好項目協調是做好一切工作的基礎。眾所周知，構建和諧社會是我國當前的一項國策，而構建和諧的工作環境是現代管理所提倡的一項重要原則。對于工程項目來說，由于建筑工程的特殊性，項目協調工作尤為重要。要通過學習和不斷的教育，使項目部管理人員充分認識到協調工作的重要性：協調工作是做好其他一切工作的基礎，沒有和諧的工作環境什么事也做不成。

2、堅持一個方法——加強管理部門之間的溝通。項目協調最好的手段和方法就是溝通，溝通是解決項目實施過程中各種障礙的最基本的方法，事實證明也是最有效的一種手段。任何組織爭執只有通過溝通才能實現，通過溝通不但可以解決各種協調問題，如技術、過程、邏輯、管理方法和程序中的矛盾、困難和不一致，而且還可以解決相關人員心理行為的障礙和爭執。對于項目來說，項目經理部內部溝通的效果是測定項目管理效果的最好尺度，項目目標能否成功實施，很大程度上取決于項目經理部能否成功地進行溝通，即能否成功地做好協調工作。

3、講究一種藝術——科學地控制管理中的爭執。協調要講究技巧，特別是對于爭執的處理更要講究藝術，必須使爭執得到有效的管理和控制。對于項目實施過程中出現的問題應多協商、少爭執，通過詳細的協商平衡和滿足各方面的利益，從而達到項目目標的最優解決；通常情況下對于不影響項目管理大局的爭執，應采取策略引導爭執者或者說服雙方向對方做適當妥協或非原則性讓步，避免爭執擴大化；對于涉及雙方共同利益的爭執可采取互遷互讓，加大合作面形成利益互補或利益共同體，從而化解爭執；對于利益沖突性大的爭執或問題比較突出的爭執，在協商和調解都無效的情況下，應及時交由上級領導裁決，或當機立斷采取行政裁決的方式解決，或通過法律途徑解決。另外，在必要的情況下，對于一些目標不明和方法難以確定的問題，有時需要有意識地引起爭執，通過爭執進行討論和溝通，使認識一致從而得到最佳方案。

4、掌握一個原則——具體問題具體分析。在項目協調過程中必須堅持具體問題具體分析的原則，對于每一個需要協調的問題都必須先分清它的性質、類型、主次等要素，然后制定出最合適、最有效的解決途徑。如，對于內部人際關系的協調主要應依靠各項規章制度，通過做好思想政治工作、加強教育培訓、提高人員素質等方法來實現；對于項目經理部與企業管理層之間的管理協調，應嚴格執行《項目管理目標責任書》；對于項目經理部與作業層之間關系的協調，應嚴格履行《勞務分包合同》和執行《項目管理實施規劃》；對于項目經理部內部供求關系的協調，必須依靠編制和嚴格實施資源需求計劃，并充分發揮物資供應部門調度系統和調度人員的作用，加強調度工作；對于項目經理部與建設單位和監理單位之間的協調，應以溝通為主，協調的目的是搞好協作，協調的依據是執行合同，協調的重點是資金問題、進度問題和質量問題。

5、突出一個重點——注重項目動態管理。項目的協調工作貫穿于項目管理的全過程，但是，由于工程項目的實施是分階段實行的，項目各階段所存在的問題都有所不同，因而在項目協調過程中還必須根據各階段的實際情況抓好協調的重點，如在項目實施初期主要是進行供求關系的協調，項目后期的協調重點則是合同與法律法規約束關系的協調，這就要求協調工作應根據項目的推進，適時、準確地把握各種關系的發展，及時有效地進行溝通，化解各種矛盾、解決各種爭執，從而提高項目運行的效率。

6、打好一個基礎——著力提高管理人員素質。任何工作都是由人來完成的，人的素質決定了工作質量，項目協調工作也不例外。一方面要對項目部所有管理人員進行必要的培訓和教育，使他們充分了解項目協調工作的重要性，掌握協調工作的方法和技巧；另一方面應在項目經理部配備專職的項目協調工作人員，并指定一名項目副經理專門負責此項工作，才能取得理想的效果。

7、運用一個手段——加強項目的信息化管理。信息技術的發展為項目管理帶來了新的手段和方法，在項目管理的所有要素中，項目協調工作最需要信息的支撐。因此，項目經理部必須充分利用現有的信息化技術，在項目部內部建立信息網絡，確保所有需要協調的信息能夠及時流通，使項目協調工作及時、高效，從而提高整個項目管理工作的效率和效益。