大型活動項目風險管理

特殊活動尤其容易受到風險的影響。在活動領域中，風險指的是特殊活動或慶典沒有達到預期目標的可能性。特定的場地、擁擠的人群、新雇的工作人員和志愿人員、大量設備的運輸、狂歡氣氛，這些都是危險潛在的地方。那些忽視風險防范管理的活動管理者將會招致危險，并縮短自己的活動管理生涯。對潛在危險進行謹慎評估并采取預防措施是風險管理的基礎。風險并不一定會造成傷害。當一個活動主辦單位贏得了該活動的主辦權時，原因之一就是別的公司可能會認為主辦這個活動風險過高。風險是商業企業的基石，不冒風險也就不存在競爭優勢，不冒風險也就不存在走鋼絲和極限運動。一個活動的特殊性，部分就在于它的風險性——以前無人嘗試過。

根據澳大利亞的標準，術語“風險管理”適用于與任何活動、儀式或過程相關的建立背景、確定、分析、評估、協商、監控和傳達風險的邏輯和系統方法，這些方法的使用在一定程度上可以最大限度地降低活動的損失，并增加成功的概率。風險管理不僅要發現機會，還要避免或減輕損失。活動管理中的各個部分都存在潛在風險。勃朗赫(1990年)將主要領域的風險進行了如下的分類。

1、管理：組織結構和辦公布局可以減少對工作人員的風險。

2、宣傳和公共關系：宣傳部分也需要進行風險管理。宣傳人員本身具有的特點決定了他們在工作中更加關注行動所能帶來的成果，而傾向于忽視潛在的風險。

3、健康和安全：大多數風險管理都很關注這一領域。預防損失計劃和安全控制計劃都是任何風險管理策略的重要組成部分。與食品特許的衛生和衛生設施要求相關的風險應該引起特別重視。

4、擁擠管理：對擁擠人群、酒類銷售和噪音控制的風險管理。

5、保安：活動的保安計劃涉及到對風險管理的考慮。

6、運輸：運輸、停放和公眾交通都存在潛在的危險，應該引起足夠重視。

好的風險管理策略還將涵蓋其他領域，這些領域的運作對于活動是至關緊要的，可能需要采取特殊的安全和保安預防措施，如售票和其他現金點以及通信。應該對每一個領域的風險加以確認并預先排除。風險管理與整個活動的計劃同為一有機整體。針對活動管理的許多方面，風險管理可以用一個循環來表示。這個循環由四個要素組成，這四個要素如下。

1 、確認。

將風險預先排除需要技巧、經驗和知識的配合。某些在活動工作人員看起來是安全的事情可能就暗藏危險。一個活動上使用了贊助商的標志，這個標志根據營銷管理人員的檢查已經很安全地固定好了，但是還應該由舞臺管理人員應用他的專業知識確保標志固定的安全性。由于活動的管理者不可能熟悉每一個領域，所以最好召開一個風險評估會議，集中所有工作人員和志愿人員的經驗對風險進行判斷。這樣的會議旨在集中風險管理的經驗。對于一個大型活動來說，可能需要聘請一位顧問。召開這樣的會議還是對現場工作人員進行風險教育的良機，可以提高他們的警惕意識，最大限度降低風險發生的可能性，并加強對風險的控制。

確認技術：在確認風險時有幾種輔助技術可以提供幫助。

（1）工作分解結構：必須將整個工作分解為易于管理的小的部分，這將有助于更好地確認風險。這種方法提供了一種可視化的計劃結構，并且根據所需特殊技能和資源的不同將活動分成一個個單元。利用這種方式將整個活動分割成獨立的區域后，可以更清晰地看到可能存在的問題。但是，這種方法不能揭示那些由組合活動導致的問題。例如某一活動的售票問題可能本身并不存在風險，但是如果同時還有一個主要贊助商退出，那么二者組合起來可能會導致活動的取消。

（2）測試活動：在舉辦大型體育活動之前通常都會先舉行一些較小的活動，旨在對場地、設備和其他資源進行測試。奧林匹克運動會的測試活動常能有效地消除任何潛在的問題。這樣的測試是自費進行的一次演習。許多會議之前進行的雞尾酒會也是用來對會議的某些方面進行測試。許多音樂節也在正式演出的前一天晚上舉辦一次公開音樂會，以便對設備進行測試。

（3）內部/外部：為了更好地進行風險分析，根據風險的來源對其進行分類是非常有效的。內部風險一般出現在活動的策劃和執行階段。這些風險通常存在于主辦單位進行管理和控制的能力范圍之內。外部風險是由活動組織范圍之外的因素引起的，可能需要比較復雜的控制策略。針對這些風險的策略主要著眼于如何減輕風險造成的影響。例如，由一個足球明星取消演出造成的影響可以通過免費入場來將其最小化。

（4）失誤圖表：通過分析風險的影響和回溯風險的起因也可以發現潛在的風險。這也稱做“由果及因”方法。例如缺票是一個可怕的后果。失誤圖表方法可以從這種情況開始，參考活動的不同情況來找出起因，然后就可以用列有起因的表格來管理風險。

（5）事故報告：幾乎所有的大型公眾活動都有事故報告文件。這個文件包括在活動手冊中，當發生事故的時候，由活動工作人員填寫。

（6）應急計劃：進行風險分析的成果就是一份詳細的、根據不同情況采取何種應變措施的整體計劃方案。應急計劃中包括對風險影響的反應、相應的決策過程、指揮鏈和一系列的相關行動。應急計劃的一個實例就是對千年蟲威脅的反應。

在澳大利亞新南威爾士的南岸，新年前夕需要制定一個緊急應變計劃。如果千年蟲威脅到當地海軍的軍用飛機場的計算機系統，那么海軍基地將執行這個緊急應變計劃。這將是在局部區域舉辦活動面臨的主要問題，尤其每年的這個時間也是當地的火災高發時間段。

2、評估。

一旦確定了風險，就可以將風險表按照重要性級別進行排序。根據風險發生的可能性和造成結果的嚴重性對風險賦予不同的優先級別。風險評估會也可能成為“毀滅的預言”，對整個計劃過程做出了最為悲觀的判斷。這本身也是一個必須預先排除的風險。由于要將會議所需的時間與整個活動的有限計劃時間相權衡，所以對會議要進行良好的控制，并將焦點放在關鍵問題上，這一點是至關重要的。一個卓有成效的風險評估會將對潛在風險進行廣泛深入但又現實的分析。

3、控制。

在對潛在風險完成評估之后，活動管理者就需要對任何可能出現的問題建立控制機制。可以使用各種不同戰略。在勃朗赫(1990年)對活動風險管理進行了全面闡述的手冊上，他提出以下幾種風險控制策略。

（1）取消和避免風險：如果面臨的風險過高，就必須取消活動的所有組成部分。由于降雨的影響而遭到取消的大型活動中，室外音樂會也是其中之一。面臨的主要風險并不是會造成聽眾的不適，而是受到漏電的威脅。

（2）減輕風險：不能消除的風險就要想辦法將它造成的影響降到最低。例如，為了消除活動所有可能的安全隱患，可能需要檢查每一個參加者。很顯然，這種解決辦法是無法實行的，這時就要采取風險最小化戰略，比如說在更加顯眼的地方安裝一個金屬探測器或設置安全警衛。

（3）降低已發生風險的危害程度：安全計劃的一個主要部分就是為可能的已發生問題制定快速有效的反應措施。對工作人員進行基本急救技能的訓練可以減輕事故的危害程度。活動管理者無法排除自然災害的發生，但是可以準備相應的應急方案以控制影響。例如，可以參看有關物流的章節(第13章)里的伍德福得災難計劃。

（4）設計備份和替代方案：如果有什么事情出了差錯，可以通過使用替代方案來挽救整個形勢。例如，萬一魔術師不能參加孩子們的晚會，主辦者可以組織一次晚會比賽來款待孩子們。在很大程度上，備用發電機是大型室外活動的必備裝置。

（5）分散風險：如果風險可以通過不同領域進行分散，那么即使出了一些差錯，造成的影響也可以降低。其中一個戰略就是分散現金提取點，如售票口，這樣即使發生偷竊也不會威脅到整個活動的收入。擁有多個贊助商也是分散風險的一個途徑。即使有一個贊助商中途撤出，也可以通過增加其他贊助商的份額來彌補。

（6）轉移風險：可以將風險轉移給對活動某方面負責的團體。轉包商需要承擔活動的部分責任。轉包合同中通常都包含一個條款，在活動期間轉包商為自己設備的安全和員工的行為負全責。在澳大利亞，大多數演出團體在參加活動前，都要求投保公共責任保險。

4、明確的活動風險。

人群的管理：活動中擁擠人群的順暢管理受到許多因素的影響。第一個面臨的風險就是對活動參與人員數目的正確估計。無論采取何種場地設計方案，過多的參與者都會造成活動資源的極度緊張。即使是免費舉辦的活動，如果參與人數過少也會影響整個活動的既定目標。在悉尼市的范圍內發起的脊髓病患者運動會吉祥物活動僅有500人到場，而場地的策劃參加人數為上千人，這就表明對場地的預期過大。對擁擠人群的管理也包括對聽眾類型和行為標準的管理。對風險管理來說，家庭聚會的優先級顯然不同于一個搖滾音樂節的優先級。利用在進行活動之前發布正確的信息做好參加人數的預計工作。

酒精：活動可以有多種類型，從一般的家庭野餐——邊看節目邊啜飲葡萄酒，到新年前夕擁擠的年輕人集聚在一起狂飲白酒。對法律而言，兩種情形沒什么不同。然而，后者造成的影響足以使一次活動被迫取消。對飲酒風險的管理過程將滲入某些活動的方方面面，如限制售票數量、提前關閉旅店、增加保安和對某些地區實行宵禁。在達林港的新年前夕的慶祝活動中，管理部門也發現破碎的玻璃是主要風險。在過去，慶祝之后都要花費巨大的人力物力來清掃場地，，并且安全問題是極為重要的。在咨詢了所有的利益關系人之后，達林港制定了如下的風險管理程序：

（1）在活動地點周圍設置圍網；

（2）只允許在授權地點出售酒類；

（3）所有公共場所都禁止飲用酒精類飲料并且不得出現碎玻璃；

（4）重新安排娛樂設施，開辟場地以吸引家庭及年長市民的參與；

（5）在所有廣告媒體中宣布這一新的政策。

通信：涉及通信的風險是多種多樣的，因為它不僅涉及到活動的組織也涉及到風險的報告。為活動辦公室建立正確的計算機和文件歸檔系統可以預防未來可能出現的問題。對優秀的風險管理來說，能方便快捷地得到所需信息是非常關鍵的。一個標準的或定制的報告程序也可以降低由無效通信帶來的風險。通信也包括如何向公眾通告活動的進行，如當參與者在現場的時候要向他們提供各種信號標志、不斷向他們通告相關信息。活動指南是向工作人員和志愿人員通報與活動有關的程序、協議和概要信息的非常好的一種交流手段。但是也可能出現這種情況：提供的數據過多反而使重要信息變得不明顯，應突出重點信息。

環境：現代商業活動所引起的環境問題越來越得到全體社會的廣泛關注。環境問題也是一個風險問題。這里既存在很危險的風險，如污染，危險物的溢出、傾倒和泄漏，也存在一些間接風險，而這些風險能夠通過廢棄物的回收、水和能源的保護來降至最低。根據活動的項目生命周期的不同，環境控制的優先級和影響也不同。

緊急活動：對距離最近的救援服務機構的了解以及該機構的工作要求對于活動管理來說是強制性的要求。向外部救援中心求助是因為目前的情況已是非活動工作人員所能控制的，需要專業協助。當救援服務抵達的時候能否理解指揮鏈也是非常重要的。救援服務機構不受活動管理者的控制，活動管理者在此時僅僅起到顧問的作用。在這種情況下，任何參與者都可以向救援機構求助。

5、評論。

對風險控制中成功和失敗的例子進行評價是計劃未來活動的中心任務。活動主辦單位應該是“學習的組織”。對反饋進行分析和反應是這一過程的必需環節。