如何有效的與項目相關方溝通
發布時間：2020/12/28 10:05:00
項目管理永恒的主題是與人打交道。通常來講，項目經理要面對幾類人：客戶、項目成員、領導。
在項目中要了解客戶需求，將需求明確地傳達到項目組，讓項目成員了解有哪些工作需要做，在哪些時間節點上要交付哪些東西，以便能夠做合理的規劃。項目經理不能代替職能部門的工作，而是要將技術，生產規劃，工藝制造，質保，采購，物流，包裝等等各部門串聯起來，將客戶技術要求的輸入變成最終產品的批產。
一個人埋頭做事容易，但是要那么多人一起做事就很難，所以需要溝通。同時還要將項目最新的情況傳達給領導，讓他們了解項目的進展，存在哪些問題需要解決，這樣才能夠在項目進展出現問題時得到領導的支持，保證項目進度。
1、溝通最重要的是及時有效
及時有效的溝通可以借助各方面的經驗和意見規避常見的風險。若溝通不及時，嚴重的情況會使開發方向偏離預定的目標，造成各方面無謂的資源投入并影響后續節點。及時有效的匯報，讓管理層了解項目動態，并從更高層面為項目推進提供必要的支持和幫助。
溝通如此重要，項目經理需要在事先定義溝通原則。比如要規定每隔多久、要和哪些人，用什么形式溝通，溝通的內容是什么。與項目成員的溝通，可以讓你清楚的了解目前項目的進展，時間計劃是否需要調整。
對后續工作的風險預測起著至關重要的作用。項目組成員也知道有了問題在何時能夠得到討論和解決。彼此溝通，能促進事情順利完成，而缺乏溝通，不僅人與人之間少了默契與配合，更是會招來客戶的咆哮。
2、除了項目會議，還要定期向領導做溝通
把項目中的風險、困難通過合理的方式讓領導知曉是一個重要的環節。這樣你可以通過領導的視角重新審視項目中的風險，制定更好的風險應對方案。并且當項目遇到重大困難時，向上級申請資源時得到幫助的可能性也會越高。
很多溝通原則都是潛規則，如果你在一個部門時間做長了，對這些規則的運用會覺得是一件理所應當的事情，但是，你現在面對的是多個部門甚至多個單位，并且有的時候你的組員中有對公司、產品開發并是不很了解的新同事，在這種情況下，不把溝通規則說清楚，項目運行就可能出現很多預想不到的問題。
3、溝通是一門藝術
在進行溝通之前，項目經理應盡可能多地了解問題的信息，了解相關溝通方的立場和利益訴求，推演溝通可能出現的結果，并思考如何選擇和回應。項目管理就需要溝通藝術，通過協調、討論，使各職能部門達成一致意見，保障項目的順利進行。
我們要做的是“告訴相關方他們想聽的”要避免相關方的干預；要管理他們的期望和興趣；需要跟相關方解釋將發生什么樣的改變；描述我們所期望的項目的最終狀態；要避免相關方產生“沒有人告訴我們”這樣的抱怨。