如何處理項目工作中的瑣事
發布時間：2020/11/18 9:39:00
項目工作中經常會遇到很多瑣碎的事情，這種瑣碎的工作如果來一件處理一件，勢必影響整體工作效率，但是如果放著不處理，可能又會影響整個項目的進程或其他同事的工作。那么有沒有比較恰當的處理方式呢?
我們知道，工作任務有重要的少數與瑣碎的多數之分。或許，瑣碎事務對于主要工作也許不是十分重要，但是聽之任之的話，又有可能直接或者間接影響重要事件的處理效率。
比如，我們在工作中會存在這樣的困擾：因為解決過多的瑣碎事務而浪費大量的時間、解決不得不處理的瑣碎事務導致重要工作未能按時完成等問題。
那么，對于瑣碎的多數事務，聰明的員工又是如何處理的呢?
這個問題就好比一個快遞員要將全國各地收集來的郵件送至同一座辦公樓一樣簡單。聰明點的快遞員不會一件一件地送到，而是把這些郵件集中，統一送達。這樣做，辦事效率才會提高，時間也得到了更合理的利用。
我們可以用學習曲線法則來解釋這個現象。學習曲線法則是指在一個合理的時間段內，連續重復同一類型的工作，工作效率會按照一定的比率實現遞增，從而使工作任務所消耗的時間呈現為一條向下的曲線。
學習曲線法則告訴我們，在工作中應該盡可能集中處理性質相同的事務性工作。例如，一次性打完所有的電話，一次購齊所需的辦公用品等。這樣不僅有利于提高工作的熟練程度，而且還可以減少工作準備和中間環節占用的時間。
華為時間管理培訓通過對瑣碎事務分散處理和批量處理兩種不同處理方式的比較，也證實了學習曲線法則確實有效。為此，他們得到了華為研發人員分散與批量處理的瑣碎事務的分析結果。結果表明，瑣碎的事情被分割成幾個階段處理，這嚴重地影響了重要任務的連續性;而批量處理瑣事，既保證了重要事務的優先處理，也提高了處理瑣事的效率。
因此，對于瑣碎的事務，項目經理要讓項目成員集中起來并批量處理。這樣可以達到壓縮處理瑣碎事務時間的目的，從而為重要的事務留出更多的時間。
至于如何把瑣碎的事情集中起來處理，我們可以看看華為人是怎么做的。
李強(化名)為華為在國外某大型項目部經理的助理，每天都要處理大量的工作，包括檢查和處理信函、電子郵件、電話、傳真;協助經理對內對外信息的上傳下達;安排經理的工作日程，包括出差和住宿安排;協助準備、收集及翻譯各種會議、會談資料及報告;協助經理開展人員招聘、面試等人事工作;甚至協助經理安排一些私人事務。李強感覺自己的工作量很大，而且事情也很瑣碎。
但李強卻將看似繁忙的事務安排得井井有條，而且做得很順手。
李強首先將事務性工作按照輕重緩急進行排列，優先處理重要的事和急事，對一些不重要、不緊急但又必須辦的瑣事集中起來處理。在處理文件時，李強會暫緩處理一般性傳閱文件，待緊急文件來時一并送給領導，這樣既節省了來回送文件的時間，又可避免因瑣事而頻繁地打攪領導。
李強出色的表現給項目經理留下了深刻的印象。所以在完成項目工作并回國以后，李強被推薦為華為某辦事處的人事經理，全面負責辦事處的人事工作。
不過，瑣碎事務集中處理聽起來是那么正確，在現實中我們卻可能處處碰壁。不少人都嘗試“集中處理”，但多以失敗告終。
口渴起身去接水，順便洗個臉，在休息區吸煙放松下，回去工作之后不久又站了起來：內急。手機欠費后，把買充值卡和與其他部門進行溝通的事情放一起做，回來之后卻發現電話上有主管的3個未接來電，只好再次打斷工作去匯報。
這些情況在工作中會經常出現。因此，為了避免此類情況的發生，項目經理首先要引導項目成員在心理上接受瑣碎的事務，然后要清楚地劃分瑣碎的事項，最后還應該提高處理瑣事的能力。只有提高工作能力，才能夠壓縮處理“瑣事”所需的時間，為重要的工作騰出時間。
總之，如果一件工作不是很緊急，項目成員就不要放下手頭的重要工作。等重要的工作完成以后，再將瑣碎的事情要集中起來處理，這樣的工作效率才能更高。