一個稱職的項目經理應該必備三大能力

項目要能順利執行其實并不簡單，如果又渉及多個單位合作，困難程度又大增。取得PMP或IPMP認證，只是證明個人具備了項目管理的基本功夫，距離實際運用其實還有很大的一段距離。
　　一個稱職的項目經理應該要必備以下的能力：
　　1. 要易于溝通
　　筆者在2002年時曾經親自問過美國的一位項目管理專家-Dr. William Wells(曾任美國阿波羅登月計劃的計劃主持人)，問他一位項目經理最需要具備的功夫是什幺。那時他的回答是「一位項目管理最需具備的有三件事，第一是溝通，第二是溝通，第三還是溝通」。
　　請您回想一下，在執行項目時，你花費最多時間在什么部份?跟領導報告工作進度、跟客戶介紹產品及說明工作成果、跟項目成員交待工作、跟單位內的其它人員爭取支持、跟合作廠商協調配合事項...對項目經理來說，一天內大部份的時間幾乎都是在跟人溝通。
　　溝通，可以很簡單，也可以很復雜。對于部份人來說，反正溝通就是把我的意見表達出來嗎，有什么難的。可是在項目過程中有那幺多的人與項目有關，因此要考量的，不僅是把意見表達出來而已，而在于「在什么樣的時間，運用什么樣的方式，將什么樣的信息，傳達給什么樣的人」。
　　很多項目經理都是屬于「被動式的項目經理」。就是「你先說你要什么項目信息，我想辦法去弄這些信息出來給你」。因此，信息整理的工作基本上是沒有列入工作管制的，只能夠見招拆招，抱著應付的心態來面對信息的供應。
　　如果換個比較主動的角度來看，項目經理先了解每個與項目有關的人想要知道什么，這些信息一定有重復的地方，然后將這些信息做個整理歸類，不等你開口要，我就先提供給你，讓你對項目沒有疑惑，化被動為主動。這些信息整理歸類的動作，直接就納入在項目經理的工作管制之中，這樣對項目經理而言，也沒有任何的「意外」。
　　講起來簡單，做起來其實也不難，二個小時就可以做好溝通計劃，幾個步驟掌握住就好：
　　(1) 認識項目干系人
　　(2) 分析項目干系人的信息需求
　　(3) 依照信息需求找出信息種類
　　(4) 將信息種類歸類
　　(5) 決定信息傳遞的周期
　　(6) 決定信息傳遞方式
       (7) 傳遞信息項目管理者聯盟
　　(8) 檢討信息傳遞成效
　　2. 要想的周全
　　項目經理有點像魔術師。事前先考慮要表演那些魔術，然后將道具準備好，跟助手、燈光及舞臺配合，先仿真演練幾遍，指示每個人互動方法，并且事先想到如果發生問題時如何處置;確認都沒有問題后，開始表演;表演時要掌控會場氣氛，使整個場子有高潮迭起的感覺;如果環節出了問題，要馬上能夠應變，使節目能夠繼續下去，而不是就此停頓;節目結束后，感謝每個人的合作，同時檢討整個表演的過程需要改進的地方，如此一段表演才算正式收尾。
　　項目經理的責任就是掌控全場，把這段表演完美無缺的呈現出來。不過太難了，執行過的項目的人都知道，首先客戶的需求不容易了解，其次計劃時間不夠，再來執行時問題重重，等到收尾時只能草草了事。
　　表演魔術可以事先演練，找出問題先解決，執行項目可沒辦法先來一遍。因此項目經理能不能夠將未來半年、一年或二年如何執行及因應先「演」過一遍，就對項目的成功有很大影響了。而這就靠項目經理做「計劃」的功夫。做計劃其實是很煩人的事，相信每個人都有經驗。必須考量有多少時間、要怎幺做、有誰可以做、技術上是否可以支持、關鍵技術是否可以掌握等，做到這個地步，恐怕早已是滿身大汗。
　　做個小練習：取一張白紙，在紙的上緣首先將要交給客戶的產品以樹狀方式畫出來。然后在紙的中間，將如何做出這項產品的主要工作步驟(5-6個即可)，以流程圖的方式由左至右用箭頭連起來;需要供貨商供貨或其它單位配合的部份，以分支的方式指向各主要步驟。
　　上述步驟，就是整個計劃的基礎了。可以發展出細部的工作步驟及時間、所需的人力資源及預算需求、采購品項及合同商要求等。如何發展出這些細節，限于篇幅，爾后再論。
　　這樣還不夠的。再取一張白紙，將執行這些工作步驟所可能產生的問題列出來。這個是很關鍵的步驟，列的愈多，將來臨機處理的狀況愈少(試想如果項目執行過程中可能發生100個問題，你能事先考量到99個，你只要去擔心那突然出現的1個;但如果你只事先考量到1個，那結果可就不得了了)。這些問題，就是你要先期處理，以減少處理意外狀況的時間。
　　二張紙，一個計劃的框架就成形了。這樣其實還不足以執行項目，但是最起碼項目經理先將整個項目執行過程大概想了一遍(就有如魔術師先行彩排一樣)，同時也建立一個以后細部計劃的基礎。由以上的練習來看，做計劃并不難，重點在于去不去想，去不去做。
　　3. 要能夠預測結果
　　日前一個朋友赴美，飛機誤點，航空公司沒有宣布會擔誤多久時間，因此在機場枯坐了三個鐘頭。搭乘那班班機的乘客，有的人需要轉機，有的人有親友在目的地機場接機，有的人初次訪美。此時在機場看到每個人都是焦慮的眼神，焦慮的原因在于他們無法知道誤點多少時間，所以沒有辦法控制之后的行程。你的項目是不是也是如此?
　　計劃是「想」，執行是「做」。真的去做的時候，碰到需求、能力、技術、管理、人力等問題，都會影響到執行效果。雖然最后都可以完成，但是如果無法推測完成的時間、成本及產出，項目經理就像是那些旅客一樣──彷徨無助。所以項目經理除了要會做計劃之外，還要能綜合研判情勢，預測項目時間、成本及產出的結果。
　　以一個一年的項目來說，開始之后，項目經理就負了成敗責任，所有的壓力都落在項目經理肩上。每天項目經理要想的，不應該只是誰的問題要怎幺解決，今天的日子要怎么過，而是一年后的今天，我是否可以將客戶要的東西按時交付、公司的項目盈余目標可以達成、今天無法達成的，剩下的時間里我應該怎么處理才能達成。所以總的來看，項目經理不僅要做Micro Management(細節管理)，同時還要做到Macro Management(總體管理)。而要做到Macro Management最基本的作法就是從全面預測項目結果，并且采取各種因應作法。
　　要如何預測結果?今天工作延誤，明天也會延誤，后天也照樣會延誤，以后到底要如何補回來呢?傳統的項目經理在現在這個時點是沒有概念的，結果是到項目要結束前才在趕工，到那時候才發現所要花的錢早就把利潤吃光了。
       比較好的作法是今天發生問題了，找出原因，評估這個問題如何解決。如果一定得增加時間及人力，那幺假設今天這個工作得延長二周，照著時程表推下去，所有相關工作，包含對人力資源、合同商、成本的影響為何都要找出來;再往下看，推到項目完成期限，是否會延誤(不是所有工作的延誤都對項目完成時間有影響的!);如果有影響，就要思考后續的工作要如何先期調整，以適度的調配資源。要做這些評估，較簡單的方式，可能仍得借助項目管理軟件。目前項目管理軟件，不論是國內或國外的，都能做到計劃功能，也能夠經由計劃的調整，去分析對整體的影響。
　　項目經理的工作其實是很復雜。對于一個不愿意看全局的項目經理，這些步驟全部在不知不覺中被省去。但是對于一個企業來說，由一位沒有看家本領的項目經理來執行重要的項目，公司的時間、名譽、獲利及質量保證，不僅僅是兒戲。 (項目管理者聯盟)
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