如何控制項目中發生的變更
發布時間：2015/11/18 9:56:00
最初被寄予厚望的項目常常會以挫折和失望告終,這是一種殘酷的現實.項目計劃不會自動實施,它們也不可能很肯定地預測未來.所以項目管理需要強有力的開端,需要沿著正確的方向進行,需要持續改進與管理,以便計劃得到正確的理解,計劃實施時能夠產生預期成果,當有意外事件發生時,你需要作出快速反應,以便能夠跟蹤項目并重新努力去完成.
沒有哪個項目是完全按規劃進行的,因為規劃中的失察,新的機會和無人可以預見的時間或問題,對最初規劃或對最終產品系統的更改是無法避免的,項目的變更包括修正工作、人員增加、重組和進行時間、成本和績效的抵消。
系統的變更常常包括參數變更和犧牲技術績效以滿足時間和成本的限制。一旦項目經理必須修訂項目規劃和重新安排工期，項目必須在特定的日期完成，那么資源將嚴格受限。
1.變更的原因
發生變更的原因如項目范圍、技術標準、質量規格或在設計階段發生的變更，或在工作中發生設計中的一些錯誤，或需求發生了變化。 還有一類是掙值的變更，是為了提高項目的價值，增加項目收益，有意識地改變原來的做法或改進一些措施。變更往往回帶來一些風險或成本、工期延長。因此要在變更出現的時候有效地對變更加以管理。
2.變更控制系統
變更控制系統是一個設計好的、規劃好的項目管理過程。包括：
(1)在變更出現時連續地加以識別，然后將變更按照一定程序通知給相應的有關群體。
(2)以對項目成本、項目持續時間和其他任務影響的方式揭示這些變更的后果。
(3)允許進行管理上的分析、調查，替代行動方案。
(4)將變更通知所有相關群體。
(5)確定解決分歧和最小化沖突的策略。
(6)保證變更的實施。
(7)按月報告當時所有變更的小結和它們對項目的影響。
3.正規的變更控制
正規的變更控制就是密切監控工作,使其不超出原來的指標.
(1)確保原定的工作范圍和工作要求(指定的工期、預算)被清楚地陳述并得到負債者的認可。
(2)密切監控工作以保證其滿足(不是超出)指標。
(3)仔細篩選成本或工期超標的任務(會顯著增加工作范圍)，并迅速采取行動改正問題。
(4)要求所有變更服從于事先規定的要求和批準程序。
(5)要求所有分包商和所有采購定單、測試要求等具備相似的控制過程。
(6)在一個預定的時間階段，凍結所有非實質性的變更，并允許設計結束，以便下一階段可以開始，凍結點必須由管理方同意。規劃越早被凍結，變更對工期和成本產生負面影響的機會就越小。
4.配置管理
配置管理包括一個技術過程和一個行政指導過程。
(1)界定一個項目或系統的功能和物理特性,并控制特性的變化.
(2)經審核證實符合要求.
要點:
(1)仔細定義項目的交付物.
(2)嚴格控制對項目交付物的變更.
(3)確保最終交付物與經核準變更后的系統定義相吻合.
步驟:
(1)編制說明書
(2)制訂總體設計.
(3)實施和測試系統.
(4)檢查項目和系統,以核實是否符合要求. (項目管理者聯盟)
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