項目預算——企業預算的點睛之筆

處于成長階段的企業，隨著生產規模的逐步擴大，經營過程中常伴有大量的基建技改投資項目或新產品研發項目需求，項目預算作為現代企業管理進行項目管理的一個重要手段，開始受到企業管理者更多的重視，而項目預算既是項目管理的主要工作之一，同時也是全面預算的重要組成部分，其目的在于控制項目的成本，保證項目的成本不超出預定的范圍。同時，項目預算作為項目考核的重要依據，在企業管理中正發揮著越來越重要的作用。如何通過預算高效、有序地管理企業的各類項目，是企業預算管理部門面臨的一個重要問題。
　　RS10項目預算是RS10全面預算管理的重要補充部分，為全面預算提供項目預算明細數據。企業年度全面預算的編制包括經營預算編制、薪酬預算編制、管理費用與制造費用預算的編制等，年度項目預算的編制與這些預算類似，在預算科目上也與總賬科目存在相同的關聯方式。項目預算中有些科目會受到全面預算的約束，所以項目預算在編制后，不能直接審批通過，在全面預算平衡過程中，可能刪減被約束的項目預算，只有當全面預算審批通過后，才能確認項目預算。全面預算調整時如果調整了對項目預算的約束，則項目預算也可能需要調整。項目預算的調整，必須在全面預算的約束范圍內進行，如果超出約束范圍，則必須先調整全面預算。
　　通過分析項目管理的四個階段，我們認為項目預算與項目管理的結合主要體現在項目計劃、執行和結束三個階段。RS10項目預算系統主要是針對已經立項的項目，對于立項階段(項目的篩選階段)中的項目估算不在系統管理范圍內。
　　在項目規劃階段，項目預算需要做的主要工作是：明確項目預算的責任組織;確定工作分解結構(Work Breakdown Structure，簡稱WBS)，根據管理需要，確定WBS中子任務/活動(里程碑)的負責人、時間、資金和標準。
　　在項目執行階段，項目預算需要做的主要工作是：對項目的進展情況進行實時反應，根據項目的里程碑的要求，通過資金使用狀況來反映項目的實際狀況，其中包括項目預算的預警、調整和控制。
　　在項目結束階段，項目預算的主要工作是：提供項目執行結果的查詢分析，以便于今后改進類似的項目管理和實施考核。
　　在企業進行預算時，如果企業中一些項目(如技改技措項目)還沒有正式立項，需要先在項目管理中建立項目，再進行項目預算。
　　南車長江車輛有限公司作為我們的重點客戶，已經在去年完成了全面預算的實施工作，通過全面預算系統的應用，捋順了預算業務的管理流程，提高了各部門工作效率，通過現代管理模式提高了企業經營決策的科學性，幫助企業管理者合理配置企業資源。按照既定的計劃和客戶需求，今年3月，我們現場對長江公司項目預算管理情況進行了詳細的調研，幫助企業解決目前在項目預算管理過程中存在的一些問題，包括：
　　每個項目都需要手工編制一張預算表，由此會產生很多零散的預算表，不方便查找核對;通過各執行部門的定期手工填報來獲取實際發生數據，過程復雜而且不能保證數據的實時性。
　　預算的編制在總部，而執行在分公司，這樣的結果往往導致預算的編制與執行脫節，集團無法實時監督分公司預算的執行，常常出現實際執行情況超出總預算的情況。
　　總部和分公司某些明細預算項不一致，并且存在交叉，需要人為區分不同明細項目的歸屬。
　　預算制定后，執行過程中缺乏有效的控制手段等。
　　針對以上幾個方面的問題，北自所實施顧問給出了明確而詳盡的建議解決方案，簡單來說可以通過系統編制預算，定義不同類型的預算表模板，根據不同的科目及維度關系，實現預算值的自動匯總;在系統中定義預算科目與財務科目、輔助核算項目的對應關系，實現直接從總賬系統獲取實際發生數據，減輕人工勞動，并保障了數據的準確性;要求集團在編制項目預算時，細分到各個分公司的預算，編制完成后下發分公司，分公司根據集團編制的預算進行監控;通過管理規定確定總部和分公司關于預算科目的劃分及細度，杜絕科目交叉問題出現;最后，通過以下幾種方式，保證預算在執行中的保持受控。
　　1. 在總賬系統，通過記賬科目的“財務控制方式”用于監視和控制總賬系統的憑證記賬，若超出預算，則按照“財務控制方式”參數設置進行控制。不允許憑證記賬或警告但允許繼續記賬兩種處理，用來控制預算實際費用的發生值。
　　2. 要求所有與項目有關的采購必須納入采購管理系統的合同管理中，在進行采購合同維護的同時，維護對應的項目編碼，通過后臺處理從合同中獲取實際值，并依據合同簽訂額與預算的比較，對超出預算的合同系統依據參數設置給出相應的提醒或控制。
　　3. 對于新產品研發項目和技改項目涉及到的領料，建議采用領料申請單審核的方式進行限制。由財務部門下發工作令(可以是項目編號)，車間材料員在系統內填寫領料申請單，并注明給定的工作令，由審核人員在領料申請單中按工作令統計已發生的領料，并查找相關的BOM清單信息，判定是否同意此次領料。
　　RS10項目預算管理系統支持用戶以拖拽的方式完成預算模板的創建，并在每步操作后都給出簡單明了的提示信息。項目預算編制過程中，用戶可以將類似的項目創建相同的項目預算模板，通過自上而下或者自下而上的方式，實現預算表的編制與匯總。預算表內部及各預算表之間可以通過表內或表間公式實現數據的關聯關系，還可以通過后臺的存儲過程從業務系統獲取實際值數據，和預算進行對比，為決策者提供更直觀的判斷依據。系統可以支持集團公司-分公司模式項目預算的解決方案，并可以通過規劃全面預算系統、財務總賬系統的科目設置，實現項目預算的財務控制。我們將在更多的實施工作中總結客戶需求和應用經驗，完善系統流程，簡化用戶操作，為更多的企業用戶提供更優、更系統的項目預算解決方案，協助企業有效控制項目成本，減少超出預算情況的發生。 (項目管理者聯盟)
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