淺談工程項目的采購管理

摘　要：采購管理是工程項目建設的物質基礎，是項目執行過程中關鍵的一步。項目采購管理至少應當注意以下三點：一是要搞清采購工作的基本流程；二是要強化全流程成本意識；三是要選好供應商。
關鍵詞：項目　采購管理　程序　全流程成本　供應商
    采購一詞是從Procurement翻譯而來，意為努力獲得或設法搞到。它不同于一般意義上的商品購買，包括以不同的方式從組織外部獲得貨物、土建工程和服務的整個采辦過程。項目的采購則可以定義從項目組織外部獲取產品（包括貨物和服務）的整個過程。
    對于工程項目來說，設備、材料的采購費用大約占項目總投資的50％—60％。同時，采購交貨的進度又直接影響項目的進度；采購質量的好壞也制約著項目質量的高低，并將決定項目建成后的連續、穩定和安全運轉。由此可見，采購管理是工程項目管理中的重要組成部分，它不但是工程項目建設的物質基礎，而且還是執行中的一個關鍵步驟[1]803。
    項目采購是一項很復雜的工作。項目采購管理時，至少應當做到以下三點：一是要搞清采購工作的基本流程；二是要強化全流程成本意識；三是要選好供應商。

一、搞清采購的基本流程
    項目采購工作包括從組織建立開始，經采買、催交、檢驗、直到最后一批產品通過檢驗為止的全部工作。項目采購管理可以分為三個階段，即準備階段、實施階段和收尾階段。不同的階段側重點不同，準備階段主要工作有建立組織、需求分析、熟悉市場、確定采購戰略和編制采購計劃；實施階段主要工作包括接收請購文件、確定合格供應商、招標或詢價、報價評審或評標定標、召開供應商協調會、簽定合同、調整采購計劃、催交、檢驗、包裝及運輸等；收尾階段工作主要有交接、材料處理、資料歸檔和采購總結等。具體的工作流程如圖1所示。

說明：
    1、多批次采購時，第二次以后的采購一般從“接收請購文件”開始，至“交接”處結束；最后一個批次的產品交接結束后，才能進入到“資料歸檔”和“材料處理”階段；
    2、“資料歸檔、材料處理和采購總結”通常在項目臨近結束時進行；
    3、采購方式通常從“詢價”或“招標”中選擇其一。

二、強化全流程成本意識
    全流程成本意識，即是說，成本的降低關注的不只是某一產品直接成本的下降，而是著眼于項目建設的大局，以項目總體成本的降低為標準。獲得了低價的采購物品固然是成本的降低，但獲得優質的服務、快速及時的供應、可靠的貨源保證、節約的組織成本等也屬于成本上的利益。降低采購成本還要考慮其它“利益相關者”的收益，不能只看采購直接成本的降低，要從項目采購的全過程來探求降低總成本的有效措施。
    （1）準確預算。采購預算是在采購之前對采購成本的一種估計和預測，是對資金使用的一個整體規劃，是項目采購的基準。有了準確的預算，就能隨時對資金的使用情況進行檢測和控制，確保資金的使用在合理的范圍內浮動，有效地控制資金的流向和流量，達到控制采購成本的目的。
    （2）充分利用環境。充分利用采購環境主要包括兩個方面：一是對外部環境的利用。建立健全市場信息機制，全面熟悉市場，深入分析行情，大膽合理預測，為科學決策提供有力參考；二是加強成本控制（內部環境），即通過對構成成本的一切費用進行科學的計算、控制和監督，將各項費用控制在預定的基準以內，并分析產生偏差的原因，采取相應的對策，最大程度的降低采購成本。
    （3）增強對全過程和每一個細節的控制。在對設備、材料進行需求分析和項目設計時，就嚴格控制設備、材料的選型與核算；項目實施階段，應當以主要精力把好工程的質量關（杜絕返工），同時也要注意防止材料的浪費和流失；在項目結束階段，要對設備及多余的原材料進行合理的處置。

三、選好供應商
    供貨商的選擇與管理是采購過程中至關重要的一環。供貨商管理與選擇水平的高低，直接影響到采購產品的質量、進度，對于減少采購成本，保障工程的順利進行起著關鍵的作用。選擇了好的供應商，并與之建立良好的合作關系就等于擁有了好的產品和服務。在供應商的選擇上應當注意以下三點。
    （1）規范選擇的程序和標準。不同的公司在選擇供應商時雖然有著不同的評審的內容和程序，但是作為一個成熟的團隊，應該有自己固定的標準和程序。圖中的流程、表2中的標準可以作為選擇時的參考。

    （2）合理確定數量及方式。在選擇供應商的數量時，既要避免單一貨源帶來的風險，又要保證所選的供應商能夠享有充足的供應份額，以獲取供應商的優惠政策，降低采購的成本，一般不超過3－4家。選擇供應商的方式主要包括公開競爭性招標采購、有限競爭性招標采購、詢價采購和直接簽訂合同采購。在項目采購中，多種招標方式可以組合使用，這樣更有利于提高采購效率和質量，更好地控制采購的成本。
    （3）加強對供應商的管理。在合作過程中對供應商進行定期考核，建立量化指標，對供應商進行評級，并據此衡量與供應商的后續合作。這樣就能持續改善供貨行為，保證優質及時的供貨，從而有效地降低項目采購總成本。
    項目采購工作，是關系項目成敗的大事。項目采購部在采買、催交、檢驗、運輸及交付的過程中，應當高度關注采購工作的進度、質量和費用目標，及時向項目經理報告，確保采購工作時刻處在正確的領導之下。（資料來源：項目管理者聯盟）

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