工程項目管理中的工程索賠管理

摘　要：本文詳細介紹了具體的不同原因引起的工程索賠及索賠依據，并說明索賠程序及索賠費用計算。
關鍵詞：工程項目管理；工程索賠；索賠依據；索賠程序
　　索賠是指在合同履行過程中，對于并非自己的過錯，而是應由對方承擔責任的情況造成的實際損失，向對方提出經濟補償和時間補償的要求。工程索賠是雙向的，包括施工索賠和業主索賠兩個方面，一般習慣上將承包商向業主的施工索賠簡稱“索賠”，將業主向承包商的索賠稱為“反索賠”。在現代工程中，承包方的索賠要求通常為：工期的延長和費用的補償。工程索賠是工程承包中經常發生的正常現象，對施工合同雙方而言，工程索賠是維護雙方合法利益的權利，它同合同條件中的合同責任一樣，構成嚴密的合同制約關系。工程建設是索賠多發區，這是由建筑產品、建設生產過程、建筑產品市場經營方式決定的。隨著我國加入ＷＴＯ，建筑市場的逐步開放，逐漸與國際市場接軌，在工程建設項目管理中，我們必須認真對待工程索賠，設專人負責索賠管理工作，將索賠管理貫穿于工程項目全過程、工程實施的各個環節和各個階段，以此帶動施工企業管理和工程項目管理整體水平的提高。
1、工程索賠起因（或機會）承包商要認真細致地尋找和發現索賠機會，索賠機會常常表現為具體的干擾事件，干擾事件是索賠處理的對象，事態調查、索賠理由分析、影響分析、索賠值計算等都針對具體的干擾事件。
    在承包工程中，常見的可以提出索賠的干擾事件有：ａ）業主沒有按合同規定的要求交付設計資料、設計圖紙，沒按合同規定的日期交付施工場地、交付行駛道路、接通水電，使承包商的施工人員和設備不能進場；沒按合同規定的時間和數量支付工程款、供應材料，或供應材料不合格，延誤工期。ｂ）工程地質情況與合同規定的不一樣，出現異常；合同條款不全、錯誤，文件不完備或文件之間矛盾、不一致；招標文件不完備，業主提供的信息有錯誤。ｃ）業主或業主的工程師指令工程停建、緩建，指令增加、減少或刪除部分工程，提高裝飾標準，提高建筑五金標準等，把刪除工程委托轉給其他人完成。ｄ）由于設計變更、設計錯誤，業主作出錯誤的指令、提供錯誤的數據、資料等造成工程修改、報廢、返工、停工、窩工等，業主拖延圖紙批準、拖延隱蔽工程驗收，拖延對承包商問題的答復，不及時下達指令、決定，造成工程停工，或要求加快工程進度，指令承包商采取加速措施。ｅ）物價大幅度上漲，造成材料價格、人工工資大幅度上漲；貨幣貶值，使承包商蒙受較大的匯率損失；國家法令的修改，如提高工資稅，提高海關稅，頒布新的外匯制度等。ｆ）不可抗力因素，如反常的氣候條件、洪水、革命、暴亂、內戰、政局變化、戰爭、經濟封鎖、禁運、罷工和其他一個有經驗的承包商無法預見的任何自然力作用等使工程中斷或合同終止。ｇ）在保修期間，由于業主使用不當或其他非承包商責任造成損壞，業主要求承包商予以修理；業主在驗收前或交付使用前，擅自使用已完或未完工程，造成工程損壞。
2、工程索賠依據任何索賠事件的成立，其前提條件是必須具有正當的索賠理由。
    索賠必須有理有據，事實要清楚、依據要完善。工程索賠必須以合同為依據，注意在實際工作中收集和積累與索賠有關的資料，做到處理索賠時以事實和數據為依據。工程索賠依據包括：ａ）招標文件、工程合同及附件，發包方認可的施工組織設計、工程圖紙、各種變更、簽證、技術規范等。ｂ）工程各項會議紀要、往來信件、指令、信函、通知、答復等。ｃ）施工計劃、現場實施情況記錄、施工日報、工作日志、備忘錄，圖紙變更、交底記錄的送達份數及日期記錄，工程有關施工部位的照片及錄像等，工程驗收報告及各項技術鑒定報告等。ｄ）工程材料采購、訂貨、運輸、進場、驗收、使用等方面的憑據；工程停送電、停送水、道路開通封閉等干擾事件影響的日期及恢復施工的日期；工程現場氣候記錄，有關天氣的溫度、風力、雨雪等。ｅ）國家、省、市有關影響工程造價、工期的文件、規定等。ｆ）工程材料采購、訂貨、運輸、進場、驗收、使用等方面的憑據；工程預付款、進度款撥付的數額及日期記錄；工程會計核算資料等其他與工程有關的資料。
3、工程索賠程序當索賠事件發生以后，甲乙雙方應按照合同有關條款的規定及時、合理地處理索賠事件。要搞好索賠，不僅要發現和把握機會，更重要的是要按照一定的程序來處理索賠。
    我國建設工程施工合同文本規定：甲方未能按合同的規定履行自己的各項義務或發生錯誤以及應由甲方承擔責任的其他情況，造成工期延誤或向乙方延期支付合同價款及乙方的其他經濟損失，乙方可按下列程序以書面形式向甲方索賠：ａ）索賠事件發生后28ｄ內，向工程師發生索賠意向通知；ｂ）發生索賠意向通知后28ｄ內，向工程師提出補償經濟損失和延長工期的索賠報告及有關資料；ｃ）工程師在收到乙方遞交的索賠報告和有關資料后，于28ｄ內給予答復，或要求乙方進一步補充索賠理由和證據；ｄ）工程師在收到乙方遞交的索賠報告和有關資料后28ｄ內未予答復或未對乙方作進一步要求，視為該項索賠已經認可；ｅ）當該索賠事件持續進行時，乙方應當階段性向工程師發出索賠意向，在索賠事件終了后28ｄ內，向工程師送交索賠的有關資料和最終索賠報告。索賠答復程序同上ｃ）、ｄ）。乙方未能按合同約定履行自己的各項義務或發生錯誤給甲方造成損失，甲方也按以上各條款確定的時限向乙方提出索賠。在索賠事件發生后，按照上述程序，承包方必須分階段的準備好如下索賠文件：ａ）索賠意向通知發現索賠或意識到存在的索賠機會后，承包商必須快速反應，要做的第一件事就是要將自己的索賠意向書面通知給工程師（或業主）。意向通知標志著一項索賠的開始，事先向工程師（或業主）通知索賠意向，這不僅是承包商要取得補償的必須遵守的基本要求之一，也是承包商在整個合同實施期間保持良好的索賠意識的最好辦法。遞交索賠意向通知必須在規定的時限內，超過時限，工程師和業主有權拒絕承包商的索賠要求，即使是合理的索賠要求，也是無效的。
索賠意向通知，通常包括以下4個方面的內容：
    1）事件發生的時間和情況的簡單描述；
    2）合同依據的條款和理由；
    3）有關后續資料的提供，包括及時記錄和提供事件發展的動態；
    4）對工程成本和工期產生不利影響的嚴重程度，以期引起工程師（或業主）的注意。
ｂ）據資料索賠的成功很大程度上取決于承包商對索賠作出的解釋和具有強有力的證明材料。因此，承包商在正式提出索賠報告前的資料準備工作極為重要，這就要求承包商注重記錄和積累保存各方面的資料（如前2所述）些證據資料必須真實、全面、及時、與干擾事件關聯，并具有法律證明效力。ｃ）索賠報告索賠報告是承包商向工程師（或業主）提交的一份要求業主給予一定經濟（費用）補償和延長工期的正式報告，承包商應該在索賠事件對工程產生的影響結束后，在規定時限內向工程師（或業主）提交正式的索賠報告。
編寫索賠報告應注意以下幾個問題：
    1）索賠報告的基本要求：首先，必須說明索賠的合同依據，即基于何種理由提出索賠要求。一種是根據合同條款規定，承包商有資格因合同變更或追加額外工作而取得費用補償和（或）延長工期；另一種是業主或其代理人任何違反合同規定給承包商造成損失，承包商有權索取補償。第二，索賠報告中必須有詳細準確的損失金額及時間的計算。第三，要證明客觀事務與損失之間的因果關系，說明索賠前因后果的關聯性，要以合同為依據，說明業主違約或合同變更與引起索賠的必然性聯系。
    2）索賠報告必須準確：其中包括責任分析應清楚、準確，索賠值的計算依據要正確，計算結果要準確，措辭要婉轉和恰當。項目管理者聯盟
    3）索賠報告的形式和內容：應簡明扼要，條理清楚。便于對方由表及里、由淺入深地閱讀和了解，注意對索賠報告形式和內容的安排也是很有必要的。索賠報告編寫完畢后，應及時提交給工程師正式提索賠。索賠報告提交后，承包商不能被動等待，應隔一定的時間主動向對方了解索賠處理的情況，因業主（工程師）通過對報告的仔細閱讀審查，會對不合理的索賠進行反駁或提疑問，這時承包商應根據所提出問題進一步作資料方面的準備，或提供補充資料，盡量為工程師處理索賠提供幫助、支持和合作。
4、工程索賠費用計算索賠事件發生后，如何正確計算索賠給承包商造成的損失，直接牽涉到承包商的利益。工程索賠費用包含了施工承包合同中規定的所有可索賠費，具體哪些費用可以得到補償，必須通過具體分析來決定。對于不同原因引起的索賠，其費用的具體內容有所不同，有的可以列入索賠費用，有的則不能列入，這是專業從事造價與合同管理必須熟悉的工作范圍，必須針對具體問題具體分析、靈活對待。（資料來源：項目管理者聯盟）