項目管理體系中的物資采購管理

    以保證質量為前提，以獲得效益為中心，以滿足項目要求為責任，是項目采購管理的宗旨和根本任務。
    作為現代工程建設項目管理體系中重要的環節和組成部分，物資采購管理貫穿于項目質量管理、成本管理、時間管理、風險管理等幾大主要管理要素之中。采購管理和采購活動對工程項目建設各個階段的工作都有著直接的影響，并發揮著重要的作用。本文以項目建設各階段工作管理環節為主線，對項目采購管理的任務和作用進行了闡述。

一、項目前期的采購管理
1.、采購管理在項目的立項評估中的作用
    在項目立項評估階段，采購通過對工程項目的了解和介入，可以為項目投標提供準確、可靠的資源狀況、市場價格、供貨周期、市場變化趨勢等方面支持，這也是項目立項評估階段采購工作的主要任務。
2、項目啟動階段的采購管理
    制定采購管理規劃──編制采購管理規劃是項目采購實施前一個必不可少的工作環節，它是項目采購實施的一個總體綱領性文件。通過對項目的投資狀況、工藝流程及物資構成等情況的分析和研究，依托相關管理制度和項目管理體系文件，結合業主對項目建設的采購相關要求編制而成。主要內容包括：項目物資構成概況、采購重點與難點分析、采購策略及原則、供應商長短名單、物資采購實施方案、質保體系構建及措施、采購組織機構配置等部分。
    建立采購管理體系──根據工程項目建設的具體特點，建立和健全相應的項目采購管理制度、工作流程、相關規定等管理體系是項目采購工作規范、有序、高效運行的可靠保證。項目前期采購管理體系的建立為項目實施過程中的各項采購工作搭建起一個堅實的工作平臺，使采購活動有章可循、有法可依，為完成項目實施階段的各項采購任務奠定良好的基礎。
    建立采購組織機構──在目前工程項目采購任務繁重的情況下，高度集約化地組成項目采購、監造、物流團隊，充分利用現有的人力資源，調動、發揮各專業人員的積極性和主動性，做到重要工作專人負責，次要工作有人負責，既有任務分工又有相互協作的物資采購隊伍，是建立項目采購機構組織的總體原則。

二、項目實施階段的采購管理：成本管理
    插件：隨著工程項目建設性質、規模的不同，其物資構成千差萬別，同時隨著地域、業主要求的不同，項目管理模式也各有特色。但就采購管理的本質而言都包含著成本、質量、進度三大基本要素。因此，所有項目的采購管理都將圍繞著控制“三大基本要素”展開。
    在工程建設項目中成本可大致分為管理成本和采購成本，而采購成本在目前的建設項目中一般約占項目總成本的50%以上。所以采購成本的控制將是項目獲得良好效益的關鍵因素，千方百計地在保證質量的基礎上控制和降低采購成本是項目采購管理工作的首要任務。
1、做好物資采購計劃是進行采購成本控制的前提
    采購計劃的編制是把項目建設的物資構成、工藝流程、投資狀況等全方位情況落實到各項具體物資采購計劃行動中的一個過程，它是項目一切采購活動的實施依據。一個完善的采購計劃應包括：設計技術要求、物資類別、工藝應用狀況、采購方式(招(議)標、詢比價、框架采購、定向采購等)、分交供應商、時間控制(項目需用時間和預計交貨時間)、交貨方式(交貨狀態、運輸方式等)、質量控制方案、預計價格等內容。采購計劃報經項目部、采購部等相關部門及業主審批后執行。
2、建立完善的供應商管理體系是降低采購成本的有效保證
    物資供貨供應商也是工程建設的另一個主體，供應商和采購之間是既相互對立又密切合作的關系。對立是在雙方保證企業效益上的對立──價格對立，合作是在產品技術、質量、服務、信譽等多方面的合作。建立完善的供應商管理體系，在制度的約束下解決好對立矛盾，在“互利、雙贏”的原則下，最大限度地降低采購合同價訂貨價格，將會為降低采購成本提供有效保證。
    供應商管理體系主要分為評價準入體系、檔案管理體系(包括：供應商名錄、歷史價格庫、項目評定表)和選擇原則三個部分。采購部應通過多項目的積累逐步形成一個供應商考察─評價─審批─準入、檔案化管理以及詢價供應商確定等一系列較為完善的管理體系。
3、控制采購裕量節約采購成本
    在很多工程項目結束以后，往往會因設計變更、采購裕量等問題造成大量的工程建設材料剩余，導致大量的浪費，使采購成本增加。因此，合理控制材料采購裕量對節約采購成本也很關鍵和重要。現在，隨著Marina材料控制系統和相應的材料裕量控制辦法在多個項目上的應用，材料采購量的控制已達到了較高的水平，并取得了很好的成績。例如：在獨山子項目上，最終的材料剩余量控制在千分之三以內。通過科學的管理和嚴格的把關，項目材料采購裕量控制將為節約采購成本做出更大的成績。
4、不同采購方式中的成本控制
    根據項目物資類型的不同選取恰當的采購方式，對降低采購成本有著顯著的效果。目前主要采取以下幾種方式：
    成本核算法──任何物資的價格都由其原材料成本、制造成本(人力、機具投入等)、管理成本、技術成本、稅金、利潤、市場因素等方面構成。這其中的大部分成本因素(比如：原材料成本、制造成本等)是完全可以追溯、核算的。相對準確地核算出物資主要的成本因素，把握技術、市場情況，即可獲得較科學合理的訂貨價格，真正可以達到“互利、雙贏”的目的。在獨山子項目電纜采購中就采取了以市場銅材價格為基礎加其它價格因素的公式化的定價方式。
    招(議)標與詢比價采購──招(議)標采購是采購管理中最普遍采用的一種方式。一般而言，其定價公正、公開、透明，從源頭上控制價格，有效防止暗箱操作、不正當競爭等現象的發生，對控制采購成本能起到良好的效果。但應注意把握以下幾個方面的問題：第一，招(議)標必須在技術評價對等或可量化評價的基礎上進行，否則將失去招標采購的公正性。如讓寶馬車和QQ車一起投標顯然會有失公允;第二，招(議)標必須在對物資充分了解的基礎上進行。招標不是萬能的，在很多的招標中也存在著供應商技術理解偏頗而使報價失準，甚至個別參與招標供應商串標的情況;第三，不追求價格最低化。一般而言，供應商有利潤才會賣出產品，過低的價格很可能會導致供應商產品“偷梁梁換、以次充好”，給產品的使用帶來隱患。因此，只有在掌握招標物資設計技術要求，充分了解歷史價格和市場行情，能夠做出初步價格定位(價格測算)的基礎上，才能使招標工作取得良好的效果。招(議)標方式采購的工作重點落實在“議”上，即通過對設備構成和市場行情的了解與掌握，充分利用供應商之間的價格競爭機制，發揮商務洽談技巧和能力，使其合同訂貨價格趨于科學、合理。事實上，這種采購方式嚴格來說應該是“成本測算+招標+詢比價”三種方式相結合的采購模式，具有較大的采購優勢。
    戰略框架協議采購──戰略框架協議采購是在國際大型企業集團普遍采用的采購方式，隨著我國工業化水平的提高、建設采購規模的擴大，目前在國內規模化企業中也陸續開始采用。它是對那些用量大，技術要求變化相對小的“通用”物資，選擇一些在質量管理體系、產品業績、產品價格、信譽、服務等方面較為優秀的企業作為戰略合作伙伴，簽訂長期的供貨框架協議(價格相對鎖定的時間通常定為1~2年，市場變化較大時雙方協商調整)。由于供應商相對固定，在產品質量和交貨周期上有了可靠的保證，最重要的是由于形成了規模化采購，訂貨價格有了很大幅度地降低。例如：在對一種儀表的采購上，框架價格比市場訂貨價格降低了50%以上。
5、采購人員素質的培養和管理
    無論是哪種方式下的采購活動，對采購操作人員的綜合素質要求都是第一位的。因此，在項目采購管理體系中要將對采購人員的專業素質(技術素質、商務知識)、職業素質(職業操守、敬業理念)的培養和管理放在重要位置上。首先，采購人員必須具備相應的專業素質。對所采購的物資“可以不精，但必須要懂”，必須對物資的基本構成、工作原理、制造工藝、市場價格行情等方面的情況有一個基本的認知。只有這樣才能在商務談判中較準確地分析物資的價格構成，有的放矢地開展工作，有效地降低采購成本。由于各專業采購物資的種類和數量龐大繁雜，要對所有物資都能認知也是很困難的，這就要求采購人員必須不失時機地注意學習和積累，力爭成為懂專業技術的行家里手。例如：在對設備、材料的技術附件簽訂中，采購專業人員必須組織并參與(或主持)技術附件的洽談全過程，這樣才可以在掌握物資基本構成、技術要求等狀況的同時了解各家供應商的制造技術特點，從而在下一步的商務洽談中占據主動。其次，采購人員必須具備較高的職業素質，由于采購人員是直接與錢、物打交道的，在目前復雜的市場競爭形勢下各種不良的思潮可能會影響到采購人員的作為。因此，在管理制度的指導約束下，教育和培養采購人員遵紀守法、嚴格遵守《采購人員職業操守》，樹立愛崗敬業的工作理念，以公平、公正的心態對待自己的各項采購業務活動，是采購管理的一項重要管理任務。
    在采購管理上重視成本因素，但不唯價格是圖，在質量、效益(經濟效益、社會效益)、交貨期等多方面實現高標準供貨，應是采購追求的重要目標和管理方向，也是采購管理工作應遵循的重要原則。項目管理培訓

三、項目實施階段的采購管理：質量控制
    在現代項目管理體系中早已摒棄了過去那種“采買”型的物資采購管理模式，而逐漸發展成為集“技術、商務、質量、物流”為一體的系統管理體系。隨著工程建設形勢的變化，質量管理已成為采購管理的一項越來越重要的工作內容。在工程項目中，質量問題的不斷出現也在給我們的項目采購質量管理工作敲響警鐘，質量管理是一項必須常抓不懈、高度重視的項目采購管理工作。
1、準確選擇供應商是保證物資質量的先決條件
    充分了解物資設計技術要求是選擇供應商的基礎，準確選擇供應商是保證物資高質量供貨的先決條件。在項目采購管理規劃(項目采購供應商短名單)的指導下，充分掌握各供應商的質保體系、技術能力、檢測機具、產品業績、售后服務等綜合情況，結合商務價格、交貨周期等因素，準確選定供應商，將對物資的交付質量提供可靠的保證。例如：在獨山子項目超限設備的采購前期，沒有盲目地向具備同類型生產能力的供應商發出詢價，而是首先要求各供應商針對設備的具體情況制定施工方案，并將重點突出在現場制造這種特定條件下的質保措施。通過對各家供應商施工方案的評判、比對，最終選定參與投標供應商范圍，并將評定結果作為定標的重要依據，由此最大限度地保證了該批設備的高質量供貨。另外，每家供應商在其產品類型上均有其優勢和強項，發揮特長、揚長避短也是選擇供應商的關鍵一環。
2、強化物資生產過程的質量監造控制和出廠檢驗放行制度生產過程的監造對物資交貨質量將起到決定性的作用。在每個項目開工前期都必須根據物資的不同類型、重要程度、工藝要求等情況做出詳細的分類(目前普遍采用的是ABC分類)，由專人負責分項目并做出詳細的監造檢驗計劃。對重點物資(A類)必須由專人負責駐廠監造。從貫徹落實項目物資質量保證體系入手，嚴格把握原材料進廠復檢、制造人力、機具條件保證、各環節制造工藝和質檢措施落實、制造過程的規范要求、出廠檢驗標準以及運輸方案的審查等各個環節，每個環節的工作必須規定停止點─關鍵工序完成的時間點，屆時監造人員與供應商檢測人員共檢合格后才能進行下道工序，并做到親歷親檢落實到位，同時做好記錄存檔。對次重點物資和非重點物資(B、C類)，必須做好見證點─關鍵工序和出廠檢驗的時間點，屆時監造人員應到廠檢驗(B類)或必須對供應商自檢文件進行檢驗合格(C類)。對較大宗物資，必要時需經過監造人員出廠檢驗合格并出具放行單后才能發運現場。這其中最重要的一項工作是把項目的質保體系和技術標準及要求貫徹到包括主要工序生產工人和檢驗人員在內的每個參建人員，并反復的檢查落實，而不能僅限于個別技術、生產管理人員。只有這樣才能提高全體參建人員對質量的意識和重視，從根本上把質量管理工作落到實處。例如：在對獨山子丁苯橡膠項目后處理廠房鋼結構的生產監造中，因供應商沒有在其鋼結構分包商(八鋼鋼構)上把相關制造管理體系落實到位，致使分包商在產品制造人力、機具以及檢驗措施上存在不足，導致了產品存在較大質量缺陷。我們監造人員到場發現問題后，立即下達停工指令，專門抽出三天時間協同供應商一起向分包商全體參建人員宣揚并落實制造工序、生產檢驗標準、質保措施等內容，有效地保證了該批鋼結構按標準要求交貨。
    在目前需要監造的物資任務繁重，而采購現有監造人員已遠遠不能滿足所有監造物資親歷親檢的情況下，監造工作應在項目監檢計劃、監造大綱、監造細則的指導下，充分發揮采購監造的管理職能，采用第三方監造、ITP監造(進口物資)、聘用監造等各種不同的監造方式進行。同時在采購人員的組織協調下，最大限度地調動業主、設計、施工等各方面力量參與監造、檢驗工作，通過嚴謹細致的管理確保物資高質量的交付。
3、物資的入庫檢驗
    現場入庫檢驗是采購質量管理體系中的一個重要組成部分，是現場檢驗工程師在項目采購經理(或專業采購人員)和質量經理的統一協調下，組織業主、采購、供應商、施工單位、第三方專業檢驗隊伍等相關部門人員對到貨物資進行開箱檢驗的過程。它包括到貨物資表面質量檢查、疑點問題深度檢驗和記錄、隨機資料完整性檢查等相關工作內容，是有效杜絕缺陷物資安裝到裝置的重要一環。按高標準建設工程項目的管理要求，現場檢驗必須對任何有質量疑點的物資組織進行深度檢驗(包括委托第三方檢驗)，并組織有關力量對相關問題做出定性分析(合格、不合格、修復使用、降級使用)和處理措施。對判定為不合格的物資，必須做退貨處理;對修復后可以使用的物資應責成供應商到現場進行整改;對降級使用物資應及時通知材料控制人員，協調設計部門在適當場合降級使用;對所有質量問題必須建立檔案作為檢驗和相關供應商評價的依據，同時相關專業采購人員必須對存在問題物資停止付款，直至有關問題得到徹底解決。
4、采購現場的質量管理
    雖然物資經過重重把關檢驗，但施工現場還是會出現許多質量問題，特別是在項目試車和開車過程中所有建設物資將接受最終的檢驗和考驗，采購供貨物資的種種問題也最終暴露出來。對此，采購必須迅速地協調供應商、設計、施工、業主等各方分析判斷問題的性質，落實處理方案并組織實施。切忌推諉責任，尤其是對一些因操作、安裝等原因導致的問題，要端正采購的服務意識，以處理問題為第一要務。

四、項目實施階段的采購管理：進度管理
    工程項目進度管理是對項目所包含的所有活動進行量化的計劃安排，并加以有效控制的管理過程。采購進度管理就是把采購各項物資從收到訂貨信息開始至各階段工作內容的完成時間作為控制點，予以控制并落實執行的管理措施。很明顯，采購物資的供貨進度制約著項目建設進度，合理的進度計劃和有效的進度控制措施對于項目采購尤為重要。
    在以往很多工程項目中，總是會出現工程急等安裝，而設備、材料遲遲不能到貨的現象，由此而造成了施工進度停滯甚至工期延緩的情況。為有效避免類似情況發生，在采購進度管理上應注意做好以下幾個方面的工作：
1、統籌項目總體規劃，合理地制定采購控制點
    任何物資都有其一定的供貨周期，除物資本身的原材料準備周期、制造周期、運輸周期等因素外，設計進度、施工安排、市場資源等多項外界因素也直接影響著物資的按期供貨。因此，在項目管理規劃時，需要統籌協調項目管理的設計、施工等環節的控制，在設計、施工、采購三方面協調統一的基礎上，合理地制定采購控制點，使項目進度管理各環節的工作在緊張、有序的狀態下有條不紊地進行。
2、嚴肅合同賞罰機制，強化供應商時間意識
    物資的合同簽訂交貨期一般都可以滿足施工進度需求，但往往會由于供應商時間意識和對合同的嚴肅性認識淡薄，而導致產品不能如期交貨，對此應嚴格執行合同的賞罰條款，把“罰”落到實處、落到痛處，提高和加強合同的執行力。
3、強化采購、催交人員的責任心和緊迫意識
    物資的延期交貨一般都不是偶然的，很多物資在供應商生產組織階段的原材料采購、制造機具準備、生產任務飽和度以及市場因素等方面都會有種種延期先兆的出現，因此就需要采購、催交等管理人員建立敏銳的時間意識，應能做到發現問題立即行動，盡早采取有效措施。
4、對重點物資安排專人催交
    每個項目都會有很多影響到總體建設進度的“重點物資”，對這些重點物資在合同簽訂后應安排人員重點跟蹤，必要時進行駐廠催交(可以與監造工作相結合)。檢查、督促供應商根據排產計劃的各控制點要求開展工作，對存在延期完成的控制點，積極采取措施，及時督促解決。
5、對緊急采購物資應把滿足施工需求放在首位
    對緊急采購物資，特別是中交、試車、開車階段的緊急采購物資，采購人員應予以高度重視，應以滿足現場需求為第一要務，以最快的速度供貨到現場，必要時可不惜代價。

五、項目實施階段的采購管理：物流管理
    在現代物資采購供應體制中物流已成為物資運輸、接收、檢驗、儲存、發放等一系列供應鏈中的重要環節。針對建設項目的不同，適時適地的組建物流和物資入庫檢驗人員隊伍，規劃物資儲存場地，完善配備裝卸、運輸和入庫檢測機具，將是物資順利接運、儲存、發放的有力保障。
    插件：成本、質量、時間是工程建設項目的采購管理最基本的三大要素，三者之間又是一個矛盾的統一體。正確處理三者之間的關系，使采購工作規范有序地進行是項目采購管理的最重要的工作內容。

六、項目后期的采購管理
    工程項目在實現中交并順利開車投產，所有的采購活動基本結束后，項目采購管理工作將會進入另一個主題。
1、項目供應商評價
    項目總結的主要內容包括：對項目采購合同明細、供應商名錄、物資的竣工資料、質量證明文件等相關資料進行匯總歸檔;對項目中的重點案例進行統計分析;對采購管理各控制環節的工作進行全方位的總體評價，總結經驗教訓、找出差距、提出整改方案和完善措施。應特別注意總結數據要真實可靠，成績要充分肯定，問題要詳實準確，措施要切實可行，使項目總結真正起到弘揚成績、汲取教訓、承前啟后的作用。
    “以保證質量為前提、以獲得效益為中心、以滿足項目要求為責任”，是項目采購管理的宗旨和根本任務。隨著工程項目管理體系的日趨完善，作為項目管理體系中的項目采購管理必須積極地面對和適應新形勢的發展，自覺吸收現代項目采購管理理念，主動學習和運用科學的管理手段，使項目采購管理向著規范、有序、創新、高效的方向發展，為有效保證工程建設項目的順利完成發揮更大的作用到上百家供應商參與物資供貨。對所有供應商在供貨價格、產品質量、交貨及時性、服務、信譽、HSE等方面做出全方位客觀公正的評價是采購管理在這個階段的重要工作內容，它將為今后工程項目供應商資源的儲備和應用奠定良好的基礎。

2、項目剩余物資處理
    隨著工程項目材料控制力度的加大，項目的材料利用率已有了大幅度的提高。但由于設計變更、采購裕量等原因，在每個項目結束后仍會有大量的剩余物資。準確地分析剩余物資狀況，恰當地制定處理方案，是有效減少浪費、降低項目建設成本的不可忽視的環節。（資料來源：中國項目管理資源網）