在項目管理中，各種溝通方法的比較與分析
發布時間：2012/9/11 8:50:00
在項目管理過程中，任何一個階段都離不開溝通。怎樣的溝通對于解決當前的問題、應對當前的情況是更加合理有效的，一直都是一個十分重要的問題。通過下面的內容，我簡單總結了幾種常用的溝通方法，希望對大家適時選擇適當的溝通方式有所幫助。
溝通方式可以分為兩大類，即面對面溝通和非面對面溝通。
面對面溝通
優點：可以通過對面的表情、動作、語言、語氣等得到更多的信息。雙方都能夠集中精力溝通問題，不受其他因素影響，容易把問題溝通清楚。
缺點：需要溝通雙方的空間距離比較近。當雙方的空間距離較遠時，可能需要投入時間、交通費用等才能實現面對面溝通。
非面對面溝通
優點：不受空間限制
缺點：無法通過溝通現場情況捕捉更多信息。容易受其他事情打擾而影響溝通效果，或者因為忙于其他事情而延長溝通時間。
一、面對面溝通
1、 會議溝通
優點：比較正式的溝通。會后形成會議紀要，雙方簽字確認。會議中可能還會形成其他正式文檔。
缺點：由于會議有時間的要求，因此，在會議上可能有些細節的問題無法溝通清楚。需要在會前、會后做其他的溝通用以補充。
2、 口頭溝通
優點：隨時隨地。在辦公室，路上遇到等都可以溝通。這種溝通比較隨意，溝通內容和溝通方式也比較靈活。溝通雙方沒什么壓力，因此溝通氣氛比較自然、融洽。可以作為其他溝通方式的補充和溝通感情的需要。
缺點：一般比較難得到一些比較正式的承諾或文檔。
二、非面對面溝通
1、 電話溝通
優點：類似口頭溝通，即時且隨時隨地。通常用于距離較遠，不便于口頭溝通的時候使用。一般理解，電話溝通比口頭溝通更正式一點。
缺點：無法形成正式文檔。因為無證可查，電話中的一些承諾可能無法得到保證。
2、 即時通訊工具溝通
有些公司不允許員工使用即時通訊工具，覺得員工可能會花更多時間閑聊而影響工作。實際上，只要工作安排合理，員工一般不會花太多時間閑聊。而且，適當的閑聊(對于員工本身未必是閑聊，可能和他的生活有關)可以讓員工放松心情，從而提高工作效率。即時通訊工具只是一個工具而已，它沒有好壞之分，要看你怎么使用它。
優點：溝通即時，又能給對方以緩沖。比如你要指導對方操作一個工具。對方因為對這個工具不熟悉，需要在你一步一步的說明、指導的間隙去摸索、熟悉，也就是說，在溝通的過程中需要給對方時間。如果使用電話溝通，你需要一直拿著電話，說明一個步驟之后就是等待。很久之后對方才會給你反饋他的操作情況。然后你再向對方說明下一個步驟，然后又是等待。這種情況，如果使用即時通訊工具就很方便了。
缺點：未必能得到對方的即時響應。如果你需要對方即時響應，不如電話方便。不能形成正式文檔。雖然通過工具也可以保留通話記錄，但這個記錄的有效性不如郵件。無法直接寫進正式文檔。
3、 郵件溝通
優點：不受時間、空間限制，可以保存溝通過程。溝通的結果和承諾可以查找，相對更有保障。
缺點：對于一些需要對方立即反饋的情況不適合。溝通結果不能直接作為合同等正式文件的內容。需要摘錄出來，另行確認。
4、 正式文件(書面)溝通
優點：有明確的法律效力和規范性。一般用作合同等正式文件。公司內部公告也可以使用這種方式。通常這種公告是要求員工在文檔內容修改之前必須嚴格執行。
缺點：缺乏靈活性。如果只有一份正式文件，對方無法獲知其中的諸多細節。因此，這種溝通往往需要其他溝通方式用作補充。(資料來源：項目管理者聯盟)