論工程項目建設過程的組織與協調

    在工程項目建設過程中，組織與協調工作是十分重要的。所謂組織，是指“按照一定的目的、任務和形式加以編制，安排事物，使有系統或構成整體”，而所謂協調，即協商與調解，指“為了取得一致意見而共同商量”和“斡旋于雙方之間以便使雙方和解”。由此可見，組織與協調的作用就是圍繞實現項目的各項目標，以合同管理為基礎，組織協調各參建單位、相鄰單位、政府部門全力配合項目的實施，以形成高效的建設團隊，共同努力去實現工程建設目標的過程。在工程監理的基本職能“三控兩管一協調”中，三控兩管有明確的工作內容、具體的工作要求，而協調卻是貫穿于三控兩管之中，融會在控制的工作程序之中。可以說，協調是控制的潤滑劑，協調是控制的推進器。本文擬從業主項目部的角度，探討如何做好工程項目建設的組織與協調工作，從而實現工程建設的質量、進度、投資三大目標。

一、 項目組織協調工作的原則
    建設工程項目主要包含三個主要的組織系統，項目業主、承包商和監理，而整個建設項目又處于社會的大環境中，項目的組織與協調工作包括系統的內部協調，即項目業主、承包商和監理之間的協調，也包括系統的外部協調，包括政府部門、金融組織、社會團體、服務單位、新聞媒體以及周邊群眾等的協調。項目組織協調工作包括人際關系的協調、組織關系的協調、供求關系的協調、配合關系的協調、約束關系的協調。各種關系的協調均應遵守如下原則：
    （一）守法是組織與協調工作的第一原則。必須在國家和北京市有關工程建設的法律、法規的許可范圍內去協調、去工作。對于業主項目部，更應該嚴格遵守法律法規，只有這樣，才能做好組織與協調工作。
    （二）組織協調要維護公正原則。要站在項目的立場上，公平的處理每一個糾紛，一切以最大的項目利益為原則。做好組織與協調工作，就必須按照合同的規定，維護合同雙方的利益。這樣，最終才能維護好業主的利益。
    （三）協調與控制目標一致的原則。在工程建設中，應該注意質量、工期、投資、環境、安全的統一，不能有所偏廢。協調與控制的目標是一致的，不能脫離建設目標去協調，同時要把工程的質量、工期、投資、環境、安全統一考慮，不能強調某一目標而忽視其他目標。

二、 項目組織協調工作的內容
    我認為，在項目工程建設中，主要的組織與協調工作有：
    1、協調與政府有關部門的關系；
    2、組織與協調監理單位、勘察單位、設計單位的工作；
    3、組織與協調各施工單位（包括總承包商、專業承包商、供貨商等）的工作；
    4、工作中存在的問題或爭議的協調、處理。
    （一） 與政府有關部門的協調
    根據我國行業管理的規定、法規、法律，政府的各行業主管部門（如發改委、規委、土地局、園林局、交通局、供電局、電信局、建委、消防局、人防辦、節水辦、街道等），均會對項目的實施行使不同的審批權或管理權，如何能與政府的各行業主管部門進行充分、有效的組織協調，將直接影響項目建設各項目標的實現。根據以往與政府主管部門組織協調工作的經驗，我認為，重點應注意以下幾點：
    1、應充分了解、掌握政府各行業主管部門的法律、法規、規定的要求和相應辦事程序，在溝通前應提前做好相應的準備工作（如：文件、資料和要回答的問題），做到“心中有數”。
    2、充分尊重政府行業主管部門的辦事程序、要求，必要時先進行事先溝通，決不能“頂撞”和敷衍。
    3、發揮不同人員的相應業績關系和特長，不同的政府主管部門由不同的專人負責協調，以保持穩定的溝通渠道和良好的協調效果。
    （二） 與勘察、設計、施工監理單位的組織與協調
    項目部要根據工程項目的實際，制訂本項目的合同網絡圖，該合同網絡圖標明了各參建單位之間的合同關系，規定了各參建單位的協調溝通渠道，并據此組織制訂項目總控制進度計劃、成本總控計劃、質量管理計劃。其中，進度總控計劃要由業主、監理、設計、總包各方進行充分討論，達成一致意見，經各方簽認后發布。成本總控計劃、質量管理計劃需經業主審核，由業主同意后發布執行。合同網絡圖、進度總控計劃、成本總控計劃、質量管理計劃既成為項目部與各參建單位組織協調工作的基礎。
    在設計階段，項目部應重點做好方案設計單位與初步、施工圖設計單位之間的組織協調工作，組織設計單位協調工作的重點在于制訂涵蓋雙方工作的設計進度計劃，及時組織專項方案的論證會，以確保各階段設計思路、原則的一致性。
    對于施工單位的組織協調，我認為應推行施工總承包制，通過招標和合同條件明確總包單位、業主指定分包單位的工作范圍，明確總包單位對于分包單位的管理責任和權力。明確由建安總包承擔項目的質量、進度、安全、環保的整體責任，使總包單位既有責任又有權力實施整體管理。對于業主直接負責采購的材料、設備，要在采購合同明確采購的交貨時間、地點和相應的質量責任。總之，對于上述施工單位、供貨單位的組織協調，運用以合同管理為基礎，綜合運用技術、經濟、法律手段，使各方在各自利益不同的條件下，能以實現項目建設的大目標為原則，及時地溝通、協商，處理相互之間的矛盾和問題，使項目各單位形成一個高效的“建設團隊”。
    對于監理單位，應注意樹立監理對現場管理問題上的權威，尊重監理對于施工質量的否決權、施工調度權等國家、北京市法律、法規賦予監理的合法權益。發現現場的施工質量、進度問題，要及時地與監理進行溝通協商，堅持通過監理給施工單位發出相應的工作指令，同時，充分發揮監理在現場施工質量、工期和工程量計量方面的監督管理作用，應該與總監理工程師加強溝通與協調，尤其是現場施工重大問題的處理與決策，事先雙方要力爭能協商一致。
    要做好上述工作，就要全面掌握設計內容，了解業主意圖，對工程管理做到心中有數。要掌握各承包單位所承擔的任務內容、大小、難易程度、采用的主要施工工藝、機具以及工程的施工進度計劃。要熟知各個分包合同，對分包單位可能出現的矛盾進行預先分析，在工作中發現矛盾應及時加以解決。要抓好施工關鍵部位，以及各施工單位的銜接界面，以避免和減少因工作劃分不清引起的各種矛盾。此外要重視開好工程例會、等各種會議，做到會前有準備、會中有重點、會后有檢查，確保組織協調工作的效果。
    （三）做好與相關方的信息溝通管理
    實踐證明，在工作中出現矛盾常常是由于信息不暢通，在建設的過程中各有關單位自行其事造成的。因此，我們必須建立有效的溝通體系，使信息在整個工程建設的系統中得到良好的傳遞。尤其要做好與業主、監理、施工、設計的溝通管理。
    與相關方的溝通管理，應做到以下幾點：
    1、業主的溝通管理
    （1）與業主的請示、報告一般應通過項目部經理進行，以保證傳遞信息的完整、統一。
    （2）項目部經理應直接向業主代表請示、匯報工作。
    （3）向業主提交的報告、發文等均應經項目部經理審核批準并加蓋項目部公章后才能發出，發文應有專門立檔的簽收記錄表和有關人員簽字。
    （4）業主給項目部的批示、發文等應單獨立檔保存。
    （5）指導日常工作的月、周工作計劃，管理月報由信息工程師準時報送業主。
    （6）及時收集業主的反饋意見，對業主的投訴和不滿應及時向主管領導和總經理匯報，并做出相應處理。
    （7）與業主方領導的不定期溝通，及時協調處理有關問題。
    2、與監理、施工單位的溝通管理
    （1）與監理、施工單位的溝通一般通過會議、發文及口頭等方式，按專業對口的原則進行。
    （2）對施工單位現場質量、進度的問題，一般應通過監理單位處理，必要時可組織有監理、施工單位參加的專題會。
    （3）準時參加由總監理工程師組織各相關方的監理交底會、工程例會，在施工現場應注意維護監理工程師的權威和尊嚴。
    （4）對施工單位的指示和安排，一般應由監理單位發布和安排。
    （5）督促監理單位及時提出有關的監理月報、監理通知及對施工單位申報資料的審批。
    （6）項目部經理應加強與總監理工程師及施工總包項目經理的溝通與協調，尤其是對重大問題的處理與決策。
    （7）對分包單位現場質量與進度的管理，一般應通過總包進行。
    （8）項目部應注意收集監理、施工單位的反饋意見。
    （9）與各方的收、發文件均應單獨立檔保存。
    3、與設計單位的溝通管理，應做到以下幾點：
    （1）由工程部經理牽頭負責與設計單位的溝通、協調。
    （2）對設計圖紙等文件的管理信息應由信息工程師統一登記、保存，使用時辦理領用手續。
    （3）項目部應及時組織設計單位參加設計交底會、工程例會及其他專題會。
    （4）項目部各專業工程師負責與設計專業負責人協調溝通對設計變更、洽商的確認。
    （5）項目部經理應重視與總設計師的溝通、協調。
    （6）凡涉及設計單位的工作計劃應抄報設計單位。
    （7）與設計單位的收、發文件應單獨立檔保存。（資料來源：項目管理者聯盟）

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